Was, wenn Ihr Kunde noch nicht im E-Rechnungsnetzwerk ist?
Die E-Rechnung kommt in den VAE schrittweise. Eine Zeit lang werden daher viele Ihrer Kunden noch nicht im Netzwerk sein. Hier lesen Sie, was laut den Regeln mit diesen Rechnungen geschieht und wie SnapLedger damit umgeht.
Die meisten Erklärungen zur E-Rechnung in den VAE beschreiben den einfachen Fall: Sie stellen eine Rechnung aus, und Ihr Kunde erhält sie über das Netzwerk.
Es gibt einen zweiten Fall, dem jedes Unternehmen im nächsten Jahr begegnen wird und den ich selten in einfachen Worten erklärt gesehen habe: Was geschieht mit einer E-Rechnung, wenn Ihr Kunde noch nicht im E-Rechnungsnetzwerk ist?
Nicht alle starten am selben Tag
Die E-Rechnung wird in den VAE schrittweise eingeführt. Nach dem aktuellen Plan des Finanzministeriums müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 50 Millionen AED oder mehr ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen folgen am 1. Juli 2027.
Überlegen Sie, was das für ein kleines Unternehmen bedeutet. Ihr eigener Starttermin steht fest. Die Starttermine Ihrer Kunden können Sie nicht wählen. Manche sind Monate vor Ihnen im Netzwerk, manche am selben Tag, und manche brauchen länger, als sie sollten.
Lange Zeit wird ein ganz normaler Rechnungslauf also beide Arten von Kunden enthalten.
Der Weg einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist kein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um strukturierte Daten. Sie senden die Rechnung an Ihren akkreditierten Service Provider. Ihr Provider gibt sie an den Provider Ihres Kunden weiter, und dieser stellt sie Ihrem Kunden zu. Gleichzeitig werden die Steuerdaten an die Bundessteuerbehörde gemeldet.
Um Ihren Kunden zu finden, nutzt das Netzwerk eine elektronische Adresse. In den VAE wird diese Adresse aus der Steuernummer des Kunden gebildet: der Code 0235, gefolgt von den ersten zehn Ziffern seiner TRN.
Das funktioniert, wenn der Kunde beigetreten ist. Ist er noch nicht beigetreten, gibt es die Adresse zwar auf dem Papier, aber am anderen Ende hört niemand zu.
Was die Regeln sagen
Der Leitfaden zur elektronischen Rechnungsstellung des Ministeriums (Version 2.0, Oktober 2026) behandelt genau diesen Fall. Hat ein Käufer die E-Rechnung noch nicht eingeführt und keine Adresse im Netzwerk, sind zwei Dinge vorgeschrieben:
- Die E-Rechnung wird trotzdem ausgestellt, trägt aber statt der Adresse des Kunden eine feste Platzhalteradresse:
0235:9900000098. Die Rechnung wird an die Steuerbehörde gemeldet. Zugestellt wird sie niemandem. - Der Kunde erhält trotzdem eine gewöhnliche Steuerrechnung, zum Beispiel als PDF, zusätzlich zur E-Rechnung. Er braucht sie, um die Vorsteuer geltend zu machen und um zu wissen, was er zahlen muss.
Für andere Situationen gibt es zwei weitere Platzhalteradressen: eine für eine fiktive Lieferung (deemed supply), bei der es überhaupt keinen Kunden gibt, und eine für einen Export an einen Käufer im Ausland, der keine Adresse im Netzwerk hat.
Anders gesagt: Ihre Pflicht wartet nicht auf Ihren Kunden. Sie melden die Rechnung in jedem Fall. Was sich ändert: ob elektronisch etwas zugestellt wird und ob Sie das Dokument zusätzlich auf dem alten Weg verschicken müssen.
Wie SnapLedger damit umgeht
Es gibt eine praktische Schwierigkeit. Kein Verzeichnis sagt Ihnen im Voraus, ob ein Kunde dem Netzwerk beigetreten ist. Das Netzwerk antwortet erst, wenn eine Rechnung gesendet wird: Entweder nimmt es die Adresse an, oder es meldet, dass der Kunde nicht registriert ist.
Deshalb geht SnapLedger in dieser Reihenfolge vor:
- Zuerst sendet es die E-Rechnung an die eigene Adresse des Kunden.
- Meldet das Netzwerk, dass der Kunde nicht registriert ist, sendet es dieselbe Rechnung an die Platzhalteradresse, und die Rechnung wird bei der Steuerbehörde eingereicht.
- Es sagt Ihnen klar, dass dieser Kunde noch nicht im Netzwerk ist und Sie ihm deshalb wie gewohnt das PDF schicken sollten.
- Es merkt sich das für diesen Kunden und versucht es nach einem Monat erneut mit seiner eigenen Adresse, denn vielleicht ist er inzwischen beigetreten.
Sie stellen die Rechnung einmal aus. Sie müssen weder wissen, wer schon beigetreten ist, noch eine eigene Liste führen.
Eine E-Rechnung identifiziert Ihren Kunden außerdem über seine Unternehmensregistrierung, etwa die Nummer der Gewerbelizenz. SnapLedger übernimmt sie aus den Kundenstammdaten. Es lohnt sich also, sie vor Ihrem Starttermin dort einzutragen.
Was jetzt zu tun ist
Wenn Sie ein kleines Unternehmen in den VAE führen, ersparen Ihnen drei Gewohnheiten im nächsten Jahr Ärger:
- Halten Sie die Kundendaten vollständig: eingetragener Name, TRN, Adresse mit Emirat sowie die Nummer der Gewerbelizenz mit der ausstellenden Behörde.
- Schicken Sie weiterhin das PDF, bis Sie wissen, dass ein Kunde E-Rechnungen empfängt. In der Übergangszeit ist das so vorgesehen und keine Notlösung.
- Warten Sie nicht auf Ihre Kunden. Ihr Termin ist Ihr Termin.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine E-Rechnung in der Praxis ausgestellt, geprüft und korrigiert wird, zeigt es Ihnen unser Kurs zur E-Rechnung in den VAE (auf Englisch) Schritt für Schritt. Dies sind allgemeine Informationen zu den veröffentlichten Regeln, keine Steuerberatung. Für Ihre eigene Situation fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihren akkreditierten Service Provider.
Lektion des Tages: Eine Regel ist erst fertig, wenn sie auch für den Kunden funktioniert, der noch nicht so weit ist.
Richard Tang
Gründer, SnapLedger
Das Founder Diary + Regulierungs-Updates für Ihr Land erhalten
Eine E-Mail, wenn Richard einen neuen Eintrag veröffentlicht, und die regulatorischen Neuigkeiten, die dort zählen, wo du lebst. Kostenlos, jederzeit abbestellbar.