Zwei Wege, über Lagerbestände nachzudenken
Wir haben uns kürzlich mit dem Inventory-Design von TallyPrime beschäftigt, und es hat uns daran erinnert, dass kleine Unternehmen nach sehr unterschiedlichen Modellen arbeiten — manche lagern zuerst ein und warten auf Kunden, manche kaufen erst nach einem Auftrag ein, und manche leben von Projekten, bei denen das eigentliche Vermögen die unfertigen Erzeugnisse sind. SnapLedger wählt deshalb weder Periodic noch Perpetual für Sie — es lernt, wie Ihr Unternehmen tatsächlich funktioniert.
Kürzlich haben wir uns einige Zeit mit dem Inventory-Design von TallyPrime beschäftigt.
Tally ist eine Buchhaltungssoftware mit einer langen Geschichte, und die Art, wie sie Inventar behandelt, spiegelt eine sehr typische Arbeitsgewohnheit traditioneller Kleinunternehmen wider.
Ein verbreiteter Ansatz ist Periodic Inventory (periodische Bestandsaufnahme).
Wenn das Unternehmen Waren oder Rohmaterialien einkauft, bucht es Purchases; beim Verkauf bucht es Sales. Das Inventar bewegt sich nicht unbedingt mit jeder Buchung in Echtzeit in den oder aus dem Inventory Ledger.
Gleichzeitig hat Tally ein eigenes Inventory Module, das Stock Items, Mengen und Bewertungen erfasst. Zum Bilanzstichtag berechnet das System den Stock-in-Hand aus der tatsächlichen Zählung und leitet die Herstellungskosten des Umsatzes über eine klassische Buchhaltungsformel ab:
COGS = Opening Stock + Purchases − Closing Stock
Dieses Design ist wirklich praktisch.
Viele traditionelle Kleinunternehmen müssen nicht jeden Tag den exakten Echtzeitwert ihres Inventars kennen. Sie sind es gewohnt, Einkäufe und Verkäufe ganz normal zu erfassen, am Monats-, Quartals- oder Jahresende Inventur zu machen und erst dann die tatsächlichen Kosten und Gewinne zu bestimmen.
Das ist die Stärke von Periodic Inventory: einfach, mit geringen Anforderungen an den Tagesbetrieb.
Der andere Ansatz ist Perpetual Inventory (fortlaufende Bestandsführung).
Bei jedem Einkauf steigt das Inventory; bei jedem Verkauf sinkt das Inventory und der COGS wird erfasst.
Das System kann also jederzeit antworten:
Wie viel Bestand haben wir gerade? Was ist er wert? Was haben die bereits verkauften Waren gekostet? Wie hoch ist unsere Bruttomarge in Echtzeit?
Für E-Commerce, Einzelhandel, Großhandel und standardisierte Fertigung wird dieser Ansatz immer wichtiger. Bestellungen, Einkauf und Inventar sind bereits digitalisiert — das System kann diese Informationen also durchaus in Echtzeit pflegen.
Deshalb besteht das Design von SnapLedger nicht darin, einfach Periodic oder Perpetual zu wählen, sondern das Fundament verschiedene Cost Flows verstehen zu lassen.
Denn reale Kleinunternehmen passen nicht alle in dasselbe Modell.
Ein E-Commerce-Unternehmen braucht vielleicht:
Purchase → Inventory → Sale → COGS
Ein sehr kleines Handelsunternehmen fühlt sich vielleicht wohler mit:
Purchases → Period-End Stock Count → Closing Inventory
Und ein Möbelunternehmen, das auf Kundenbestellung fertigt, hat vielleicht kaum Inventar im traditionellen Sinn.
Der Kunde gibt zuerst die Bestellung auf; dann kauft das Unternehmen Holz und Beschläge, investiert Arbeits- und Fremdleistungen und liefert, sobald das Stück fertig ist.
Für so ein Unternehmen ist der natürlichere Weg eigentlich:
Customer Order → Project → Materials & Labour → WIP → Delivery → COGS
Das wichtigste Vermögen ist hier vielleicht nicht der klassische Stock-in-Hand, sondern Work in Progress (WIP, unfertige Erzeugnisse).
Deshalb wollen wir bei SnapLedger nicht, dass die Software vorab entscheidet, wie ein Unternehmen sein Inventar verwalten soll.
Das Fundament kann Perpetual Inventory und Periodic Inventory unterstützen, aber auch Project Costing und WIP.
Und was Snappy wirklich verstehen sollte, ist:
Wie führen Sie Ihr Geschäft tatsächlich?
Lagern Sie zuerst ein und warten dann darauf, dass Kunden kaufen?
Oder kaufen Sie erst ein, nachdem ein Kunde bestellt hat?
Müssen Sie jederzeit den Lagerbestand jeder SKU kennen?
Oder interessiert Sie mehr, wie viel Kosten jedes Kundenprojekt bisher gebunden hat und was es voraussichtlich einbringen wird?
Traditionelle Buchhaltungssoftware beginnt oft mit „How should inventory be recorded?"
Wir beginnen lieber mit einer anderen Frage:
„How does your business actually work?"
Und lassen dann die buchhalterische Behandlung sich dem realen Geschäftsprozess anpassen.
SnapLedger, your life easier.
Traditionelle Buchhaltungssoftware beginnt mit der Frage, wie Inventar verbucht werden sollte. Wir beginnen lieber mit der Frage, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet — lagert es zuerst ein, kauft es erst nach einem Auftrag, oder arbeitet es projektbasiert, wo das wichtigste Vermögen die unfertigen Erzeugnisse sind — und lassen die Buchhaltung sich dem realen Prozess anpassen.
Wie funktioniert Ihr Unternehmen tatsächlich — lagern Sie zuerst ein und warten auf Kunden, kaufen Sie erst nach einem Auftrag ein, oder interessiert Sie mehr, wie viel Kosten jedes Kundenprojekt bisher gebunden hat und was es voraussichtlich einbringen wird?
Software sollte nicht entscheiden, wie ein Unternehmen sein Inventar verwaltet — die Buchhaltung sollte sich dem realen Geschäftsprozess anpassen, nicht umgekehrt.
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