Wann Geld sich bewegt, ist nicht immer, wann Erträge oder Aufwendungen erfasst werden sollten

Ein Unternehmen kann heute die Zahlung eines Kunden erhalten, aber das bedeutet nicht immer, dass der gesamte Betrag heute als Ertrag erfasst werden sollte.

Ebenso bedeutet die Zahlung einer jährlichen Versicherungspolice, eines Software-Abonnements, eines Mietvertrags oder eines Dienstleistungsvertrags nicht zwangsläufig, dass der gesamte Betrag im Monat der Zahlung zum Aufwand werden sollte.

Erfasse ihn in der Periode, zu der er gehört

Bei der auf IFRS basierenden Periodenrechnung sollten Erträge und Aufwendungen in den Perioden erfasst werden, auf die sie sich tatsächlich beziehen.

Sie gehören zu den Perioden, auf die sie sich beziehen — nicht einfach zu dem Moment, in dem Geld auf das Bankkonto ein- oder von ihm abgeht.

Vorausbezahlte Aufwendungen und abgegrenzte Erträge

Betrachte ein Unternehmen, das AED 12.000 für eine zwölfmonatige Versicherungspolice zahlt. Die gesamte Zahlung im ersten Monat als Aufwand zu erfassen, würde den Gewinn dieses Monats verzerren. Eine genauere Behandlung besteht darin, den ungenutzten Betrag als Vorauszahlung zu erfassen und jeden Monat AED 1.000 als Aufwand anzusetzen.

Dasselbe Prinzip gilt für Erträge. Ein Beratungsunternehmen kann eine Vorauszahlung für ein sechsmonatiges Mandat erhalten. Obwohl das Geld bereits eingegangen ist, muss der Ertrag möglicherweise über die sechs Monate erfasst werden, während die Leistung erbracht wird. Bis dahin bleibt der noch nicht verdiente Teil abgegrenzt, statt sofort als Ertrag erfasst zu werden.

Die Antwort steht im Dokument, nicht in der Bankzeile

Die Banktransaktion allein enthält selten genug Informationen, um diese Entscheidung zu treffen. Die relevanten Details stehen meist im zugrunde liegenden Vertrag: die Anfangs- und Enddaten, der Leistungszeitraum, der Lieferplan, die Abrechnungsvereinbarung und die Pflichten jeder Partei.

Wenn ein Vertrag oder ein anderes Dokument in SnapLedger hochgeladen wird, kann das System diese Details interpretieren und erkennen, ob die Transaktion abgegrenzte Erträge, eine vorausbezahlte Aufwendung oder einen anderen zeitbasierten Erfassungsplan erfordern könnte.

Das Tool Deferrals and Prepayments

Sobald eine solche Anforderung erkannt und bestätigt ist, beginnt das Deferrals and Prepayments-Tool von SnapLedger innerhalb der Financial Tools, sie zu verfolgen. Es verbindet das Quelldokument, die zugehörige Transaktion, den Erfassungszeitraum, den verbleibenden Saldo und die monatlichen Buchungen und bucht dann jeden Monat automatisch den passenden Betrag, bis der Plan abgeschlossen ist.

Das gilt für beide Seiten der Gewinn-und-Verlust-Rechnung:

• Aufwendungen, die gezahlt wurden, bevor der zugehörige Nutzen verbraucht ist
• Erträge, die eingegangen sind, bevor die zugehörigen Waren oder Leistungen geliefert wurden

Ohne dies kann eine einzige Vorauszahlung oder eine jährliche Aufwendung den monatlichen Ertrag, die Betriebskosten, die Bruttomarge und die Rentabilität eines Unternehmens erheblich verzerren.

Hör auf, es von Hand zu verfolgen

Buchhalter verwalten diese Pläne oft manuell, über Tabellen und Listen wiederkehrender Buchungssätze. Dieser Ansatz funktioniert, aber er lässt auch Raum für vergessene Buchungen, falsche Daten und Salden, die nie vollständig ausgeglichen werden.

Unser Ziel ist es, die richtige buchhalterische Behandlung mit dem ursprünglichen Dokument beginnen zu lassen.

Wenn SnapLedger versteht, was der Vertrag sagt, kann es dazu beitragen, dass Erträge und Aufwendungen in den richtigen Perioden erfasst werden — und die Behandlung automatisch weiterverfolgen, jeden Monat.