Del presupuesto al cobro
En muchas pequeñas empresas, un proyecto está disperso en muchos programas: ventas prepara el presupuesto, el jefe de proyecto gestiona el proyecto, compras busca proveedores, contabilidad registra los gastos, y finanzas por fin emite la factura y persigue el cobro. Pero lo que de verdad le importa al dueño es la historia completa: cuánto presupuestamos, cuánto costó realmente, si entregamos lo prometido, cuánto facturamos y cuánto dinero cobramos finalmente.
En muchas pequeñas empresas, un proyecto está disperso en muchos programas.
Ventas está trabajando en el Quotation.
El jefe de proyecto gestiona el Project.
Compras busca Suppliers.
Contabilidad registra los Expenses.
Y finalmente Finanzas emite la Invoice y persigue el cobro.
Cada uno ve solo una parte del mismo proyecto del cliente.
Pero lo que de verdad le importa al dueño es la historia completa:
¿Cuánto presupuestamos?
¿Cuánto costó realmente?
¿Entregamos lo que prometimos?
¿Cuánto facturamos?
¿Cuánto dinero cobramos finalmente?
Así que al diseñar Snappy PM, quisimos conectar estas cosas desde el principio.
Un proyecto empieza con los requisitos del cliente.
Los Requirements se convierten gradualmente en Scope.
El Scope finalmente se convierte en un Quotation.
Solo después de que el cliente acepta el Quotation sabemos realmente:
¿Qué prometimos entregar, y por cuánto?
Luego el proyecto entra en Implementation o Manufacturing.
Materiales, compras, mano de obra y otros Expenses empiezan a ocurrir.
Ya no son solo costes dispersos dentro del sistema financiero.
Pertenecen a este Project.
Y así empezamos a poder ver:
Quoted Revenue
Cost to Date
Work in Progress
Expected Margin
Luego ocurre la Delivery.
Y finalmente entramos en el Closing:
Invoice → Payment → Settlement → Close.
En este punto, la contabilidad y el Project Management ya no deberían ser dos mundos completamente distintos.
Porque para el dueño, siempre fueron la misma cosa.
Un proyecto de 200.000 AED acabó costando 130.000 AED.
¿Por qué esos 130.000 fueron más altos que el presupuesto?
¿Fueron los materiales?
¿La mano de obra?
¿Un Scope Change?
¿La Installation?
Las respuestas a estas preguntas no deberían tener que esperar hasta que el contable produzca un P&L meses después.
Deberían ir haciéndose visibles gradualmente mientras el proyecto ocurre.
Esta es también una dirección muy importante en cómo diseñamos Snappy PM:
El Project Management debería acabar explicando los números de la contabilidad.
Y la contabilidad, a su vez, debería decirle al Project Manager:
lo que realmente pasó en el proyecto.
Un Quotation no es un PDF aislado.
Un Purchase no es un Expense aislado.
Y una Invoice no es una factura que aparece de repente cuando el proyecto termina.
Todos son registros distintos que deja el mismo proceso comercial.
Solo conectando estos registros podemos responder la pregunta que de verdad le importa a un dueño:
¿Ganamos realmente dinero con este proyecto?
Y más importante aún:
¿Por qué?
SnapLedger, your life easier.
El Project Management debería acabar explicando los números de la contabilidad. Un presupuesto no es un PDF aislado, una compra no es un gasto aislado, y una factura no es una cuenta que aparece de repente cuando el proyecto termina — son registros distintos del mismo proceso comercial. Conectarlos es lo que permite responder: ¿ganamos realmente dinero con este proyecto, y por qué?
De tu último proyecto terminado, ¿puedes sacar hoy mismo — uno junto a otro — los ingresos presupuestados, el coste real, el importe facturado y el dinero cobrado? Si no, ¿dónde vive ahora cada uno de esos números?
Quotation → Delivery → Invoice → Cash. Un proceso comercial, un registro continuo.
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