Si cambia el importe de una factura electrónica, ¿basta con emitir otra?

Ayer, 5 de noviembre, asistí a la mesa redonda de IFZA UAE 2026 Legal & Tax Updates — What Italian Businesses Need to Know. Dirigida a empresas italianas que operan en los Emiratos Árabes Unidos, trató la facturación electrónica, novedades fiscales y preparación jurídica y normativa.

Durante el descanso para tomar té, surgió una pregunta muy práctica entre profesionales del sector.

Muchos clientes envían primero una pro forma. Si cambian el precio, la cantidad o el alcance, la editan y mandan otra copia. Al contabilizar, utilizan la versión finalmente acordada.

Es comprensible si los documentos anteriores eran solo presupuestos o solicitudes de pago. Pero cambia la situación cuando ya se ha emitido formalmente una factura.

Con los PDF, un correo puede contener «factura», «factura revisada» y «factura final». Alguien explica cuál vale y el contable lo comprueba. Esa costumbre nunca significó que se pudiera sobrescribir libremente una factura fiscal emitida.

La facturación electrónica hace aún menos viable resolverlo sustituyendo el archivo. Una factura intercambiada y comunicada no desaparece automáticamente al enviar otra. Una sola venta puede acabar con dos facturas vigentes.

Conviene familiarizarse con la Credit Note, o nota de crédito.

Es un documento que reduce el importe de una factura anterior y explica el ajuste. No es otra venta ni implica necesariamente que ya se haya devuelto el dinero.

Por ejemplo, se emite una factura de 10.000 AED antes de impuestos y después se acuerda reducir el precio a 9.000 AED. La nota de crédito correspondiente documenta la reducción de 1.000 AED, ajusta el impuesto según las reglas aplicables y referencia la factura original. Un aumento puede requerir una factura adicional por la diferencia. Importan el motivo y el procedimiento aplicable.

El hábito que hay que aprender es explicar cuánto se facturó inicialmente, por qué cambió y cuánto queda, en vez de decidir qué archivo conservar.

También hay que distinguir una verdadera pro forma, usada como presupuesto o solicitud de pago, de una factura formalmente emitida. Una factura ya emitida por un importe provisional tampoco queda fuera de los requisitos electrónicos por llamarse «provisional». Importan su función y estado reales.

Creo que la formación debería dedicar más tiempo a estas operaciones cotidianas: qué hacer si cambia el importe, cómo explicarlo al cliente y cómo puede el contable conciliar los documentos.

Usar una nota de crédito no equivale a admitir un error. Devoluciones, descuentos y cambios de alcance forman parte del negocio. Lo importante es dejar constancia clara, no hacer desaparecer el archivo anterior.

Aquella conversación me recordó que prepararse también exige aprender bien estos pasos cotidianos.

Conceptos operativos simplificados: los documentos y el tratamiento fiscal dependen de la transacción y de los requisitos vigentes.

Referencia: Ministerio de Finanzas de los EAU, guía V2.0, apartados 10.1 y 10.2.2.