Bagaimana jika pelanggan Anda belum ada di jaringan e-invoicing?

Sebagian besar penjelasan tentang e-invoicing di UEA membahas kasus yang sederhana: Anda menerbitkan faktur, lalu pelanggan Anda menerimanya melalui jaringan.

Ada kasus kedua yang akan ditemui setiap bisnis tahun depan, dan jarang saya lihat dijelaskan dengan bahasa sederhana: apa yang terjadi pada e-invoice jika pelanggan Anda belum ada di jaringan e-invoicing?

Tidak semua mulai pada hari yang sama

E-invoicing di UEA diperkenalkan secara bertahap. Menurut rencana Kementerian Keuangan saat ini, bisnis dengan pendapatan tahunan AED 50 juta atau lebih wajib menerbitkan e-invoice mulai 1 Januari 2027. Semua bisnis lainnya menyusul pada 1 Juli 2027.

Coba pikirkan artinya bagi usaha kecil. Tanggal mulai Anda sendiri sudah pasti. Tanggal mulai pelanggan Anda bukan Anda yang menentukan. Sebagian akan masuk jaringan berbulan-bulan sebelum Anda, sebagian pada hari yang sama, dan sebagian lagi butuh waktu lebih lama dari seharusnya.

Jadi, untuk waktu yang lama, satu putaran penerbitan faktur biasa akan berisi kedua jenis pelanggan itu.

Perjalanan sebuah e-invoice

E-invoice bukan PDF yang dikirim lewat email. E-invoice adalah data terstruktur. Anda mengirimnya ke Penyedia Layanan Terakreditasi Anda. Penyedia Anda meneruskannya ke penyedia pelanggan Anda, yang lalu menyampaikannya kepada pelanggan Anda. Pada saat yang sama, data pajaknya dilaporkan ke Otoritas Pajak Federal.

Untuk menemukan pelanggan Anda, jaringan memakai alamat elektronik. Di UEA, alamat itu dibentuk dari nomor pajak pelanggan: kode 0235 diikuti sepuluh digit pertama TRN mereka.

Cara ini berjalan jika pelanggan sudah bergabung. Jika belum, alamat itu ada di atas kertas, tetapi tidak ada yang menerima apa pun di sana.

Apa kata aturannya

Pedoman Faktur Elektronik dari Kementerian (versi 2.0, Oktober 2026) membahas kasus ini secara langsung. Jika pembeli belum menerapkan e-invoicing dan tidak punya alamat di jaringan, ada dua hal yang diwajibkan:

1. E-invoice tetap diterbitkan, tetapi memakai alamat pengganti yang tetap, 0235:9900000098, sebagai ganti alamat pelanggan sendiri. Faktur itu dilaporkan ke otoritas pajak. Faktur itu tidak dikirimkan kepada siapa pun.
2. Pelanggan tetap menerima faktur pajak biasa, misalnya PDF, selain e-invoice. Mereka membutuhkannya untuk mengkreditkan pajak masukan dan untuk mengetahui berapa yang harus dibayar.

Ada dua alamat pengganti lain untuk situasi yang berbeda: satu untuk pasokan yang dianggap terjadi (deemed supply), ketika sama sekali tidak ada pelanggan, dan satu untuk ekspor kepada pembeli di luar negeri yang tidak punya alamat di jaringan.

Dengan kata lain: kewajiban Anda tidak menunggu pelanggan Anda. Anda tetap melaporkan faktur dalam keadaan apa pun. Yang berubah adalah apakah ada yang dikirim secara elektronik, dan apakah Anda juga perlu mengirim dokumennya dengan cara lama.

Cara SnapLedger menanganinya

Ada satu kesulitan praktis. Tidak ada direktori yang memberi tahu sebelumnya apakah seorang pelanggan sudah bergabung ke jaringan. Jaringan baru menjawab ketika faktur dikirim: alamatnya diterima, atau jaringan menyatakan bahwa pelanggan itu tidak terdaftar.

Jadi SnapLedger bekerja dengan urutan berikut:

• Pertama, SnapLedger mengirim e-invoice ke alamat pelanggan sendiri.
• Jika jaringan menjawab bahwa pelanggan tidak terdaftar, faktur yang sama dikirim ke alamat pengganti, dan faktur itu dilaporkan ke otoritas pajak.
• SnapLedger memberi tahu Anda dengan jelas bahwa pelanggan ini belum ada di jaringan, jadi kirimkan PDF kepada mereka seperti biasa.
• SnapLedger mengingat hal ini untuk pelanggan tersebut, lalu mencoba alamat mereka sendiri lagi setelah sebulan, karena mereka mungkin sudah bergabung.

Anda menerbitkan faktur satu kali. Anda tidak perlu tahu siapa yang sudah bergabung, atau menyimpan daftar sendiri.

E-invoice juga mengidentifikasi pelanggan Anda melalui registrasi usahanya, misalnya nomor lisensi dagang. SnapLedger mengambilnya dari data pelanggan, jadi sebaiknya data itu sudah ada sebelum tanggal mulai Anda.

Yang perlu dilakukan sekarang

Jika Anda menjalankan usaha kecil di UEA, tiga kebiasaan ini akan menghindarkan Anda dari masalah tahun depan:

• Jaga data pelanggan tetap lengkap: nama legal, TRN, alamat beserta emiratnya, serta nomor lisensi dagang beserta instansi penerbitnya.
• Tetap kirim PDF sampai Anda tahu pelanggan itu menerima e-invoice. Selama masa transisi, hal ini memang diharapkan, bukan akal-akalan.
• Jangan menunggu pelanggan Anda. Tanggal Anda adalah tanggal Anda.

Jika Anda ingin melihat bagaimana e-invoice diterbitkan, diperiksa, dan dikoreksi dalam praktik, kursus e-invoicing UEA kami (dalam bahasa Inggris) memandu Anda melewatinya. Ini adalah informasi umum tentang aturan yang telah diterbitkan, bukan nasihat pajak. Untuk situasi Anda sendiri, tanyakan kepada konsultan pajak Anda atau Penyedia Layanan Terakreditasi Anda.

Pelajaran hari ini: sebuah aturan belum selesai sampai aturan itu juga berjalan bagi pelanggan yang belum siap.

Richard Tang
Pendiri, SnapLedger