Lima Fase Sudah Cukup
Setiap perusahaan bilang prosesnya berbeda — dan itu benar. Tapi kerangka kebanyakan proyek sebenarnya tidak jauh berbeda. Jadi kami menyatukan Snappy PM ke dalam lima fase: Requirement Capturing, Scoping & Design, Implementation or Manufacturing, Deployment or Installation, Closing. Lima fase tetap sama; bisnis yang memutuskan bagaimana menerapkannya.
Saat membangun perangkat lunak manajemen proyek, sangat mudah untuk membuatnya semakin kompleks.
Konstruksi punya prosesnya, manufaktur punya prosesnya, konsultasi punya prosesnya. Bahkan dalam industri yang sama, dua perusahaan akan memberi tahu Anda:
"Proses kami berbeda dari yang lain."
Kalimat itu tentu saja benar.
Tapi saat merancang Snappy PM, kami semakin merasa bahwa satu hal lain juga benar:
Kerangka kebanyakan proyek sebenarnya tidak terlalu berbeda.
Jadi akhirnya kami menyatukan alur proyek Snappy PM menjadi lima Phase:
1. Requirement Capturing Pahami dulu apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan.
2. Scoping & Design Ubah kebutuhan menjadi ruang lingkup, solusi, dan penawaran — dan akhirnya dapatkan konfirmasi pelanggan.
3. Implementation or Manufacturing Mulai benar-benar mengeksekusi, membeli, memproduksi, atau menyelesaikan pekerjaan.
4. Deployment or Installation Serahkan hasilnya kepada pelanggan, atau selesaikan instalasi dan deployment di lokasi.
5. Closing Selesaikan penagihan, penagihan pembayaran, dan penyelesaian — lalu tutup proyek.
Tidak semua perusahaan perlu melewati kelima tahap secara lengkap.
Perusahaan konsultan mungkin tidak punya Manufacturing.
Perusahaan jasa digital murni mungkin tidak punya Installation.
Perusahaan manufaktur furnitur mungkin punya kelimanya.
Tapi kami tidak lagi mencoba menciptakan Project Management System baru untuk setiap perusahaan.
The five phases stay the same. The business decides how they apply.
Di balik ini sebenarnya ada ide manajemen yang sangat sederhana.
Tempat proyek paling mudah menemui masalah biasanya bukan karena kurangnya diagram alir yang kompleks. Melainkan karena semua orang tidak tahu:
Kita sekarang sebenarnya sampai di mana?
Apakah kebutuhan pelanggan sudah dikonfirmasi?
Apakah penawaran sudah diterima?
Apakah produksi bisa dimulai?
Apakah barangnya sudah jadi?
Apakah sudah dikirim?
Apakah uangnya sudah diterima semua?
Kalau pertanyaan paling mendasar ini saja tidak bisa dijawab dengan jelas, Project Management System sekompleks apa pun tidak ada artinya.
Jadi lima Phase Snappy PM lebih seperti lima checkpoint bersama.
Dan kami menetapkan satu prinsip lagi untuk diri sendiri:
Nothing advances on a bare click.
Sebuah proyek tidak boleh berpindah dari satu fase ke fase berikutnya hanya karena seseorang asal mengklik tombol.
Ia harus maju karena sesuatu yang nyata telah terjadi:
Pelanggan mengonfirmasi penawaran.
Material sudah dialokasikan.
Proyek sudah dikirim.
Pembayaran sudah diselesaikan.
Dengan kata lain, status proyek seharusnya menjadi hasil dari fakta bisnis, bukan label yang dipelihara secara manual.
Inilah juga alasan saya semakin menyukai sistem yang sederhana.
Yang benar-benar dibutuhkan perusahaan sering kali bukan lebih banyak Status, lebih banyak Workflow, dan lebih banyak Configuration.
Melainkan bahasa bersama yang bisa dipahami semua orang:
What does the customer need?
What did we agree to deliver?
Are we doing it?
Did we deliver it?
Did we get paid?
Lima Phase.
Bagi banyak usaha kecil, itu mungkin sudah cukup.
SnapLedger, your life easier.
Tempat proyek paling sering bermasalah bukan karena kurang diagram alir yang rumit — melainkan karena tidak ada yang bisa menjawab dengan jelas: kita sekarang sampai mana? Lima fase bekerja seperti lima checkpoint bersama, dan proyek seharusnya hanya maju karena fakta bisnis nyata terjadi: penawaran dikonfirmasi, material dialokasikan, pengiriman selesai, pembayaran lunas.
Untuk bisnis Anda, dari lima pertanyaan itu mana yang paling sulit dijawab hari ini — apa yang dibutuhkan pelanggan, apa yang kita sepakati untuk dikirim, apakah kita sedang mengerjakannya, apakah sudah terkirim, atau apakah kita sudah dibayar?
Yang benar-benar dibutuhkan bisnis jarang sekali status dan konfigurasi yang lebih banyak — melainkan bahasa bersama yang dipahami semua orang.
Dapatkan Founder Diary + pembaruan regulasi untuk negara Anda
Email saat Richard menerbitkan tulisan baru, dan pembaruan regulasi yang penting di tempat Anda tinggal. Gratis, bisa berhenti berlangganan kapan saja.