Dari Penawaran hingga Uang Masuk

Di banyak usaha kecil, satu proyek tersebar di banyak software.

Sales sedang mengerjakan Quotation.

Manajer proyek mengelola Project.

Purchasing mencari Suppliers.

Akuntansi mencatat Expenses.

Dan akhirnya Finance mengirim Invoice dan menagih pembayaran.

Setiap orang hanya melihat satu bagian dari proyek pelanggan yang sama.

Tapi yang benar-benar dipedulikan pemilik adalah keseluruhan cerita:

Berapa yang kita tawarkan?

Berapa biaya sebenarnya?

Apakah kita mengirimkan apa yang kita janjikan?

Berapa yang kita tagihkan?

Berapa uang tunai yang akhirnya kita kumpulkan?

Jadi saat merancang Snappy PM, kami ingin menghubungkan semua hal ini dari awal.

Sebuah proyek dimulai dari kebutuhan pelanggan.

Requirements secara bertahap menjadi Scope.

Scope akhirnya menjadi Quotation.

Baru setelah pelanggan menerima Quotation, kita benar-benar tahu:

Apa yang kita janjikan untuk dikirim, dan seharga berapa?

Kemudian proyek masuk ke Implementation atau Manufacturing.

Material, pembelian, tenaga kerja, dan Expenses lain mulai terjadi.

Ini bukan lagi sekadar biaya yang tersebar di dalam sistem keuangan.

Semuanya milik Project ini.

Dan dengan begitu kita mulai bisa melihat:

Quoted Revenue

Cost to Date

Work in Progress

Expected Margin

Kemudian terjadi Delivery.

Dan akhirnya kita masuk ke Closing:

Invoice → Payment → Settlement → Close.

Pada titik ini, Akuntansi dan Project Management seharusnya bukan lagi dua dunia yang sama sekali berbeda.

Karena bagi pemilik, keduanya memang selalu satu hal yang sama.

Sebuah proyek senilai AED 200.000 akhirnya menghabiskan AED 130.000.

Kenapa 130.000 ini lebih tinggi dari anggaran?

Apakah materialnya?

Tenaga kerja?

Scope Change?

Installation?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini seharusnya tidak perlu menunggu sampai akuntan menghasilkan P&L berbulan-bulan kemudian.

Semuanya seharusnya secara bertahap menjadi terlihat selama proyek berjalan.

Ini juga arah yang sangat penting dalam cara kami merancang Snappy PM:

Project Management pada akhirnya harus bisa menjelaskan angka-angka di Akuntansi.

Dan Akuntansi, sebaliknya, harus memberi tahu Project Manager:

apa yang benar-benar terjadi di proyek.

Quotation bukan PDF yang terisolasi.

Purchase bukan Expense yang terisolasi.

Dan Invoice bukan tagihan yang tiba-tiba muncul setelah proyek selesai.

Semuanya adalah catatan berbeda yang ditinggalkan oleh proses bisnis yang sama.

Hanya dengan menghubungkan catatan-catatan ini kita bisa menjawab pertanyaan yang benar-benar dipedulikan pemilik:

Apakah kita benar-benar menghasilkan uang dari proyek ini?

Dan yang lebih penting:

Kenapa?

SnapLedger, your life easier.