Dal preventivo all'incasso

In molte piccole imprese, un progetto è sparpagliato in tanti software.

Le vendite stanno lavorando al Quotation.

Il project manager gestisce il Project.

Gli acquisti cercano Suppliers.

La contabilità registra gli Expenses.

E alla fine la finanza emette l'Invoice e insegue il pagamento.

Ognuno vede solo una parte dello stesso progetto del cliente.

Ma ciò che interessa davvero al titolare è tutta la storia:

Quanto abbiamo preventivato?

Quanto è costato davvero?

Abbiamo consegnato ciò che avevamo promesso?

Quanto abbiamo fatturato?

Quanto denaro abbiamo finalmente incassato?

Quindi, nel progettare Snappy PM, abbiamo voluto collegare queste cose fin dall'inizio.

Un progetto inizia dai requisiti del cliente.

I Requirements diventano gradualmente uno Scope.

Lo Scope alla fine diventa un Quotation.

Solo dopo che il cliente ha accettato il Quotation sappiamo davvero:

Cosa abbiamo promesso di consegnare, e per quanto?

Poi il progetto entra in Implementation o Manufacturing.

Materiali, acquisti, manodopera e altri Expenses iniziano a verificarsi.

Non sono più solo costi sparsi nel sistema finanziario.

Appartengono a questo Project.

E così iniziamo a poter vedere:

Quoted Revenue

Cost to Date

Work in Progress

Expected Margin

Poi avviene la Delivery.

E infine entriamo nel Closing:

Invoice → Payment → Settlement → Close.

A questo punto, contabilità e Project Management non dovrebbero più essere due mondi completamente diversi.

Perché per il titolare sono sempre stati la stessa cosa.

Un progetto da 200.000 AED è finito per costare 130.000 AED.

Perché questi 130.000 sono più alti del budget?

Sono stati i materiali?

La manodopera?

Uno Scope Change?

L'Installation?

Le risposte a queste domande non dovrebbero dover aspettare che il contabile produca un P&L mesi dopo.

Dovrebbero diventare gradualmente visibili mentre il progetto si svolge.

Questa è anche una direzione molto importante nel modo in cui progettiamo Snappy PM:

Il Project Management dovrebbe alla fine spiegare i numeri della contabilità.

E la contabilità, a sua volta, dovrebbe dire al Project Manager:

cosa è realmente successo sul progetto.

Un Quotation non è un PDF isolato.

Un Purchase non è un Expense isolato.

E un'Invoice non è una fattura che appare all'improvviso dopo la fine del progetto.

Sono tutte registrazioni diverse lasciate dallo stesso processo commerciale.

Solo collegando queste registrazioni possiamo rispondere alla domanda che interessa davvero a un titolare:

Abbiamo davvero guadagnato su questo progetto?

E soprattutto:

Perché?

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