Due modi di pensare all'inventario

Di recente abbiamo dedicato del tempo a studiare il design dell'inventario di TallyPrime.

Tally è un software contabile con una lunga storia, e il modo in cui tratta l'inventario riflette un'abitudine di lavoro molto tipica delle piccole imprese tradizionali.

Un approccio comune è il Periodic Inventory (inventario periodico).

Quando l'impresa acquista beni o materie prime, registra Purchases; quando vende, registra Sales. L'inventario non entra ed esce necessariamente dall'Inventory Ledger in tempo reale a ogni transazione contabile.

Allo stesso tempo, Tally ha un Inventory Module separato che registra Stock Item, quantità e valutazioni. Alla data di chiusura, il sistema calcola lo Stock-in-Hand dal conteggio effettivo e ricava il costo del venduto tramite una classica formula contabile:

COGS = Opening Stock + Purchases − Closing Stock

Questo design è davvero pratico.

Molte piccole imprese tradizionali non hanno bisogno di conoscere ogni giorno il valore esatto del proprio inventario in tempo reale. Sono abituate a registrare normalmente acquisti e vendite, a contare le scorte a fine mese, trimestre o anno, e solo allora a determinare costi e profitti reali.

Questa è la forza del Periodic Inventory: semplice, con basse esigenze sulle operazioni quotidiane.

L'altro approccio è il Perpetual Inventory (inventario perpetuo).

A ogni acquisto, l'Inventory aumenta; a ogni vendita, l'Inventory diminuisce e viene riconosciuto il COGS.

Così il sistema può rispondere in qualsiasi momento:

Quante scorte abbiamo ora? Quanto valgono? Quanto sono costate le merci già vendute? Qual è il nostro margine lordo in tempo reale?

Per l'e-commerce, il retail, il commercio all'ingrosso e la produzione standardizzata, questo approccio è sempre più importante. Ordini, acquisti e inventario sono già digitalizzati, quindi il sistema può tranquillamente mantenere queste informazioni in tempo reale.

Ecco perché il design di SnapLedger non consiste nello scegliere semplicemente Periodic o Perpetual, ma nel fare in modo che la base comprenda diversi Cost Flow.

Perché le piccole imprese reali non rientrano tutte nello stesso modello.

Un'azienda di e-commerce può aver bisogno di:

Purchase → Inventory → Sale → COGS

Una piccolissima società commerciale può trovarsi più a suo agio con:

Purchases → Period-End Stock Count → Closing Inventory

E un'azienda di mobili che produce su ordinazione può non avere quasi alcun inventario nel senso tradizionale.

Il cliente fa prima l'ordine; poi l'impresa acquista legname e ferramenta, investe manodopera e lavoro in outsourcing, e consegna quando il pezzo è finito.

Per un'impresa del genere, il percorso più naturale è in realtà:

Customer Order → Project → Materials & Labour → WIP → Delivery → COGS

L'asset più importante qui potrebbe non essere il tradizionale Stock-in-Hand, ma il Work in Progress (WIP, lavoro in corso).

Quindi in SnapLedger non vogliamo che sia il software a decidere in anticipo come un'impresa dovrebbe gestire il proprio inventario.

La base può supportare Perpetual Inventory e Periodic Inventory, ma anche Project Costing e WIP.

E ciò che Snappy dovrebbe davvero capire è:

Come gestisci davvero la tua attività?

Fai prima scorta e poi aspetti che i clienti comprino?

O acquisti solo dopo che un cliente ha fatto un ordine?

Hai bisogno di conoscere in ogni momento il livello di scorte di ogni SKU?

O ti interessa di più quanto costo ogni progetto cliente ha già assorbito, e quanto dovrebbe guadagnare?

Il software contabile tradizionale spesso parte da "How should inventory be recorded?"

Noi preferiamo partire da un'altra domanda:

"How does your business actually work?"

E poi lasciare che il trattamento contabile si adatti al processo aziendale reale.

SnapLedger, your life easier.