Quando il denaro si muove non è sempre quando riconoscere ricavi o costi

Un'azienda può ricevere oggi il pagamento di un cliente, ma questo non significa sempre che l'intero importo debba essere riconosciuto come ricavo oggi.

Allo stesso modo, pagare una polizza assicurativa annuale, un abbonamento software, un contratto di locazione o un contratto di servizi non significa necessariamente che l'intero importo debba diventare un costo nel mese del pagamento.

Riconoscilo nel periodo a cui appartiene

Nella contabilità per competenza basata sugli IFRS, i ricavi e i costi devono essere riconosciuti nei periodi a cui si riferiscono realmente.

Appartengono ai periodi a cui si riferiscono — e non semplicemente al momento in cui il denaro entra o esce dal conto bancario.

Costi anticipati, e ricavi differiti

Considera un'azienda che paga AED 12,000 per una polizza assicurativa di dodici mesi. Registrare l'intero pagamento come costo nel primo mese distorcerebbe l'utile di quel mese. Un trattamento più accurato è registrare l'importo non utilizzato come pagamento anticipato e riconoscere AED 1,000 di costo ogni mese.

Lo stesso principio vale per i ricavi. Una società di consulenza può ricevere un pagamento anticipato per un incarico di sei mesi. Anche se il denaro è già arrivato, il ricavo potrebbe dover essere riconosciuto lungo i sei mesi, man mano che il servizio viene erogato. Fino ad allora, la parte non maturata resta differita anziché essere registrata subito come ricavo.

La risposta è nel documento, non nella riga bancaria

La sola transazione bancaria contiene raramente informazioni sufficienti per prendere questa decisione. I dettagli rilevanti si trovano di solito nel contratto di riferimento: le date di inizio e fine, il periodo di servizio, il calendario di consegna, le modalità di fatturazione e gli obblighi di ciascuna parte.

Quando un contratto o un altro documento viene caricato su SnapLedger, il sistema può interpretare questi dettagli e individuare se la transazione può richiedere un ricavo differito, un costo anticipato o un altro calendario di riconoscimento basato sul tempo.

Lo strumento Deferrals and Prepayments

Una volta che tale necessità viene rilevata e confermata, lo strumento Deferrals and Prepayments di SnapLedger, all'interno dei Financial Tools, inizia a tracciarla. Collega il documento di origine, la transazione correlata, il periodo di riconoscimento, il saldo residuo e le scritture contabili mensili, poi registra automaticamente l'importo appropriato ogni mese fino al completamento del calendario.

Questo vale per entrambi i lati del conto economico:

• Costi pagati prima che il relativo beneficio sia consumato
• Ricavi ricevuti prima che i relativi beni o servizi siano stati consegnati

Senza questo, un solo pagamento anticipato o un solo costo annuale può distorcere sensibilmente i ricavi mensili di un'azienda, i suoi costi operativi, il margine lordo e la redditività.

Smetti di tracciarlo a mano

I contabili spesso gestiscono questi calendari manualmente, con fogli di calcolo ed elenchi di scritture ricorrenti. Questo approccio funziona, ma lascia anche spazio a scritture dimenticate, date errate e saldi che non vengono mai completamente azzerati.

Il nostro obiettivo è far sì che il corretto trattamento contabile inizi dal documento originale.

Quando SnapLedger comprende ciò che dice il contratto, può contribuire a garantire che ricavi e costi siano riconosciuti nei periodi corretti — e continuare a tracciare il trattamento automaticamente, ogni mese.