Dove va una spesa
Ho parlato con il mio amico contabile George Rohan di una cosa piccola che cambia come si legge un'azienda: dove va una spesa. Sposta un costo dentro o fuori dal COGS e la gross margin cambia, anche se l'utile netto no — ed è la gross margin che si usa per giudicare un'azienda. Due fatture possono dire «abbonamento software»; conta se lo strumento serve il cliente o fa funzionare l'ufficio. Per SnapLedger: classificare le spese per funzione, non solo per fornitore.
Ieri ho parlato con il mio amico contabile, George Rohan, di come dovrebbero essere classificate le spese aziendali.
Scriverò di più su George e sulla sua storia un'altra volta. In questa conversazione, ha sollevato un punto che sembra piccolo ma che ha un effetto importante sul modo in cui si comprende un'azienda.
Non tutte le spese sono uguali
Non tutte le spese dovrebbero essere trattate allo stesso modo.
Alcune spese rientrano nel Cost of Goods Sold, o nel Cost of Services. Altre rientrano nelle spese commerciali, amministrative o in altri costi operativi.
Perché la gross margin si sposta
La distinzione conta perché i ricavi meno il COGS danno l'utile lordo. Spostare un costo dentro o fuori dal COGS modifica la gross margin, anche quando l'utile netto finale resta lo stesso.
La gross margin è spesso usata per comprendere la qualità, la scalabilità e l'economia di un'azienda. Può anche influenzare il modo in cui un'azienda viene valutata.
Un esempio dalla consulenza
George mi ha fatto un esempio tratto dalla consulenza e dai servizi professionali.
Una società di consulenza può pagare banche dati di ricerca, strumenti di progettazione, piattaforme di settore o altri abbonamenti software. Se quegli strumenti sono usati direttamente per consegnare il lavoro ai clienti, possono rientrare nel Cost of Services.
Il software di contabilità usato dal team finanziario, invece, sarebbe normalmente una spesa amministrativa.
Entrambe le fatture possono dire «abbonamento software».
La differenza non è come si chiama la spesa, ma come viene usata.
Gli stipendi seguono la stessa logica
Lo stesso vale per gli stipendi. Un consulente che lavora direttamente sui progetti dei clienti può far parte del Cost of Services. Un commerciale è di solito una spesa commerciale. Un responsabile finanziario è normalmente una spesa amministrativa.
Questo significa anche che le aziende non dovrebbero spostare i costi tra le categorie semplicemente per migliorare la gross margin. Spese simili dovrebbero essere trattate in modo coerente, in base al reale modello operativo dell'azienda.
Cosa significa per SnapLedger
Per SnapLedger, questo significa che la classificazione delle spese non può basarsi solo sul nome del fornitore o sul piano dei conti. Il sistema deve anche capire la funzione aziendale dietro la spesa:
È stata usata per produrre un prodotto, fornire un servizio, acquisire un cliente o far funzionare l'azienda?
La risposta incide non solo sulla conformità contabile, ma anche sulla chiarezza con cui i bilanci spiegano l'azienda.
Due fatture possono dire la stessa cosa — «abbonamento software» — e appartenere a posti completamente diversi. Ciò che conta non è come si chiama una spesa, ma come viene usata: per realizzare un prodotto, fornire un servizio, conquistare un cliente o far funzionare l'azienda.
Guarda i tuoi ultimi abbonamenti software — quanti ti aiutano a consegnare il lavoro ai clienti e quanti fanno solo funzionare l'ufficio? Sono classificati in questo modo?
Una buona contabilità non riguarda solo la conformità. Dove atterra un costo decide se i tuoi bilanci spiegano davvero la tua azienda — o la travisano in silenzio.
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