あのファイルはどこへ行った？

最近、中小企業と接していて、小さく見えるけれど実はとても厄介な問題に気づきました。

本当の意味での文書保存の習慣がないのです。

半年かかったプロジェクトには、当然たくさんのファイルが生まれます。

顧客が最初に送ってきた要件。

現場写真。

デザイン案。

Excel。

見積。

サプライヤー資料。

修正後のデザイン案。

最終確認版。

納品書類。

しかし、これらはどこにあるのでしょう？

答えはよくこうです。

Somewhere.

いくつかは社長のパソコンの中。

いくつかは社員の WhatsApp。

いくつかはメール。

いくつかは Google Drive。

いくつかは誰かのデスクトップのフォルダの中かもしれません。

もともとそのプロジェクトを担当していた人がいる間は、たいてい問題ありません。

聞けば、

「あのファイルはどこ？」

すぐに見つけてくれるでしょう。

本当の問題は、その人が会社を去った日に起きます。

突然、会社は失ったのが社員だけではないことに気づきます。

自分たちの記憶の一部も失ったのです。

新しい Project Manager がプロジェクトを引き継ぐとき、最初の仕事は仕事を続けることではなく、考古学を始めることです。

Which one is the latest version?

Has the customer approved this drawing?

Where are the site photos?

Who has the final Excel?

これが、私たちが Snappy PM にとてもシンプルなものを設計した理由でもあります。

すべての Project に、自分専用の共有 Storage がある。

複雑な Document Management System ではありません。

私はむしろこう理解したい。

プロジェクト自身の remote disk。

Requirement のものは Requirement に。

Design のものは Design に。

Implementation と Manufacturing のファイルは実行プロセスに沿って。

Deployment と Installation の資料は納品に沿って。

チームは必要なフォルダを自分で作ることもできます。

最も重要なのは、

これらのファイルは Project のものであり、ある Employee 個人のものではないということです。

プロジェクトマネージャーが代わる。

デザイナーが辞める。

新しい同僚が加わる。

プロジェクトの記憶は、そこに残ります。

これはとても基本的なことに聞こえます。

でも、中小企業のデジタル化は、壮大な ERP から始める必要はないことが多い、と私はますます感じています。

毎日起きている小さな問題を先に解決する方が、価値は大きいかもしれません。

ファイルはどこ、と聞くのをやめる。

どれが最終版か推測するのをやめる。

会社の知識が一人のパソコンと一緒に去るのをやめる。

そしてこれらの文書が Project を中心に整理され始めると、もうひとつの価値の層が生まれます。

Snappy は徐々に理解できるようになります。

このプロジェクトで何が起きたか。

顧客が最初に何を求めたか。

デザインがどう変わったか。

購買と実行で何が起きたか。

最終的に何を納品したか。

だから共有 Project Storage は、表面的にはこれを解決します。

Where is the file?

しかし長期的には、もっと重要な別の問いを解決します。

How does a company keep its memory?

企業が本当に所有している資産は、コンピュータの中のファイルだけではありません。

その背後にある経験、プロセス、知識です。

それらは人の出入りとともに消えるべきではありません。

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