Wat als uw klant nog niet is aangesloten op het e-facturatienetwerk?

De meeste uitleg over e-facturatie in de VAE beschrijft het eenvoudige geval: u reikt een factuur uit en uw klant ontvangt die via het netwerk.

Er is een tweede geval dat elk bedrijf volgend jaar tegenkomt, en dat ik zelden in gewone woorden uitgelegd heb gezien: wat gebeurt er met een e-factuur als uw klant nog niet is aangesloten op het e-facturatienetwerk?

Niet iedereen begint op dezelfde dag

E-facturatie wordt in de VAE in fasen ingevoerd. Volgens het huidige plan van het ministerie van Financiën moeten bedrijven met een jaaromzet van 50 miljoen AED of meer vanaf 1 januari 2027 e-facturen uitreiken. Alle anderen volgen op 1 juli 2027.

Denk eens na over wat dat betekent voor een klein bedrijf. Uw eigen startdatum ligt vast. De startdatums van uw klanten kiest u niet zelf. Sommigen zitten maanden vóór u op het netwerk, sommigen op dezelfde dag, en sommigen doen er langer over dan zou moeten.

Een gewone factuurronde bevat dus lange tijd beide soorten klanten.

De weg van een e-factuur

Een e-factuur is geen PDF die per e-mail wordt verstuurd. Het zijn gestructureerde gegevens. U stuurt de factuur naar uw geaccrediteerde dienstverlener. Uw dienstverlener geeft die door aan de dienstverlener van uw klant, en die bezorgt de factuur bij uw klant. Tegelijk worden de belastinggegevens gerapporteerd aan de Federale Belastingautoriteit.

Om uw klant te vinden, gebruikt het netwerk een elektronisch adres. In de VAE is dat adres opgebouwd uit het belastingnummer van de klant: de code 0235 gevolgd door de eerste tien cijfers van zijn TRN.

Dat werkt als de klant is aangesloten. Is hij dat nog niet, dan bestaat het adres wel op papier, maar zit er aan de andere kant niemand.

Wat de regels zeggen

De richtlijnen voor elektronische facturatie van het ministerie (versie 2.0, oktober 2026) behandelen dit geval rechtstreeks. Als een koper e-facturatie nog niet heeft ingevoerd en geen adres op het netwerk heeft, zijn twee dingen verplicht:

1. De e-factuur wordt toch uitgereikt, maar met een vast vervangend adres, 0235:9900000098, in plaats van het adres van de klant zelf. De factuur wordt gerapporteerd aan de belastingautoriteit. Ze wordt aan niemand bezorgd.
2. De klant krijgt toch een gewone belastingfactuur, bijvoorbeeld een PDF, naast de e-factuur. Die heeft hij nodig om voorbelasting terug te vragen en om te weten wat hij moet betalen.

Voor andere situaties zijn er nog twee vervangende adressen: één voor een fictieve levering (deemed supply), waarbij er helemaal geen klant is, en één voor export naar een koper in het buitenland die geen adres op het netwerk heeft.

Met andere woorden: uw verplichting wacht niet op uw klant. U rapporteert de factuur hoe dan ook. Wat verandert, is of er iets elektronisch wordt bezorgd, en of u het document ook nog op de oude manier moet versturen.

Hoe SnapLedger ermee omgaat

Er is één praktisch probleem. Geen enkel register vertelt u vooraf of een klant zich bij het netwerk heeft aangesloten. Het netwerk antwoordt pas als er een factuur wordt verstuurd: het accepteert het adres, of het meldt dat de klant niet geregistreerd is.

SnapLedger werkt daarom in deze volgorde:

• Het stuurt de e-factuur eerst naar het eigen adres van de klant.
• Meldt het netwerk dat de klant niet geregistreerd is, dan stuurt het dezelfde factuur naar het vervangende adres, en wordt de factuur bij de belastingautoriteit ingediend.
• Het laat u duidelijk weten dat deze klant nog niet op het netwerk zit, en dat u hem dus zoals gewoonlijk de PDF moet sturen.
• Het onthoudt dit voor die klant en probeert na een maand opnieuw zijn eigen adres, want misschien is hij inmiddels aangesloten.

U reikt de factuur één keer uit. U hoeft niet te weten wie al is aangesloten, en u hoeft geen eigen lijst bij te houden.

Een e-factuur identificeert uw klant ook aan de hand van zijn bedrijfsregistratie, zoals het nummer van de handelsvergunning. SnapLedger haalt dat uit de klantgegevens, dus het loont om het daar vóór uw startdatum te hebben staan.

Wat u nu kunt doen

Hebt u een klein bedrijf in de VAE, dan besparen drie gewoonten u volgend jaar gedoe:

• Houd klantgegevens volledig: officiële naam, TRN, adres met het emiraat, en het nummer van de handelsvergunning met de uitgevende instantie.
• Blijf de PDF sturen totdat u weet dat een klant e-facturen ontvangt. In de overgangsperiode is dat de bedoeling, geen noodoplossing.
• Wacht niet op uw klanten. Uw datum is uw datum.

Wilt u zien hoe een e-factuur in de praktijk wordt uitgereikt, gecontroleerd en gecorrigeerd, dan neemt onze cursus e-facturatie in de VAE (in het Engels) u stap voor stap mee. Dit is algemene informatie over de gepubliceerde regels, geen belastingadvies. Vraag voor uw eigen situatie uw belastingadviseur of uw geaccrediteerde dienstverlener.

Les van de dag: een regel is pas af als hij ook werkt voor de klant die nog niet klaar is.

Richard Tang
Oprichter, SnapLedger