Od wyceny do zapłaty

W wielu małych firmach jeden projekt jest rozproszony po wielu programach.

Sprzedaż pracuje nad Quotation.

Kierownik projektu zarządza Project.

Zakupy szukają Suppliers.

Księgowość księguje Expenses.

A na końcu Finanse wystawiają Invoice i ścigają płatność.

Każdy widzi tylko część tego samego projektu klienta.

Ale właściciela naprawdę interesuje cała historia:

Ile wyceniliśmy?

Ile to faktycznie kosztowało?

Czy dostarczyliśmy to, co obiecaliśmy?

Ile zafakturowaliśmy?

Ile gotówki ostatecznie zebraliśmy?

Dlatego projektując Snappy PM, chcieliśmy połączyć te rzeczy od samego początku.

Projekt zaczyna się od wymagań klienta.

Requirements stopniowo stają się Scope.

Scope ostatecznie staje się Quotation.

Dopiero gdy klient zaakceptuje Quotation, naprawdę wiemy:

Co obiecaliśmy dostarczyć i za ile?

Potem projekt wchodzi w Implementation lub Manufacturing.

Materiały, zakupy, robocizna i inne Expenses zaczynają się pojawiać.

Nie są to już tylko koszty rozproszone w systemie finansowym.

Należą do tego Project.

I tak zaczynamy móc zobaczyć:

Quoted Revenue

Cost to Date

Work in Progress

Expected Margin

Potem następuje Delivery.

I w końcu wchodzimy w Closing:

Invoice → Payment → Settlement → Close.

W tym momencie Accounting i Project Management nie powinny już być dwoma zupełnie różnymi światami.

Bo dla właściciela zawsze były jedną i tą samą rzeczą.

Projekt za 200 000 AED ostatecznie kosztował 130 000 AED.

Dlaczego te 130 000 było wyższe niż budżet?

Czy to materiały?

Robocizna?

Scope Change?

Installation?

Odpowiedzi na te pytania nie powinny musieć czekać, aż księgowy przygotuje P&L kilka miesięcy później.

Powinny stopniowo stawać się widoczne, gdy projekt trwa.

To także bardzo ważny kierunek w tym, jak projektujemy Snappy PM:

Project Management powinien ostatecznie wyjaśniać liczby w księgowości.

A księgowość powinna w zamian powiedzieć Project Managerowi:

co naprawdę wydarzyło się w projekcie.

Quotation to nie izolowany PDF.

Purchase to nie izolowany Expense.

A Invoice to nie faktura, która nagle pojawia się po zakończeniu projektu.

Wszystkie to różne zapisy pozostawione przez ten sam proces handlowy.

Tylko łącząc te zapisy, możemy odpowiedzieć na pytanie, które naprawdę interesuje właściciela:

Czy na tym projekcie naprawdę zarobiliśmy?

I co ważniejsze:

Dlaczego?

SnapLedger, your life easier.