Dwa sposoby myślenia o zapasach
Ostatnio przyjrzeliśmy się temu, jak TallyPrime obsługuje zapasy, i przypomniało nam to, że małe firmy działają według bardzo różnych modeli — niektóre najpierw gromadzą zapasy i czekają na klientów, inne kupują dopiero po otrzymaniu zamówienia, a jeszcze inne żyją z projektów, w których prawdziwym aktywem jest produkcja w toku. Dlatego SnapLedger nie wybiera za ciebie Periodic ani Perpetual — uczy się, jak naprawdę działa twoja firma.
Ostatnio poświęciliśmy trochę czasu na zbadanie projektu obsługi zapasów w TallyPrime.
Tally to oprogramowanie księgowe z długą historią, a sposób, w jaki traktuje zapasy, odzwierciedla bardzo typowy nawyk pracy tradycyjnych małych firm.
Jednym z powszechnych podejść jest Periodic Inventory (inwentaryzacja okresowa).
Gdy firma kupuje towary lub surowce, ewidencjonuje Purchases; gdy sprzedaje, ewidencjonuje Sales. Zapasy niekoniecznie wpływają do Inventory Ledger i z niego wypływają w czasie rzeczywistym przy każdej transakcji księgowej.
Jednocześnie Tally ma osobny Inventory Module, który rejestruje Stock Items, ilości i wyceny. Na dzień bilansowy system oblicza Stock-in-Hand na podstawie rzeczywistego stanu i wyprowadza koszt sprzedanych towarów za pomocą klasycznego wzoru księgowego:
COGS = Opening Stock + Purchases − Closing Stock
To rozwiązanie jest naprawdę praktyczne.
Wiele tradycyjnych małych firm nie musi codziennie znać dokładnej wartości zapasów w czasie rzeczywistym. Przyzwyczajone są do normalnego ewidencjonowania zakupów i sprzedaży, liczenia stanu na koniec miesiąca, kwartału lub roku i dopiero wtedy określania prawdziwych kosztów i zysków.
To siła Periodic Inventory: prostota i niskie wymagania wobec codziennych operacji.
Drugie podejście to Perpetual Inventory (inwentaryzacja ciągła).
Przy każdym zakupie Inventory rośnie; przy każdej sprzedaży Inventory maleje, a COGS zostaje ujęty.
System może więc w każdej chwili odpowiedzieć:
Ile zapasów mamy teraz? Ile są warte? Ile kosztowały już sprzedane towary? Jaka jest nasza marża brutto w czasie rzeczywistym?
Dla e-commerce, handlu detalicznego, hurtowego i standaryzowanej produkcji to podejście staje się coraz ważniejsze. Zamówienia, zakupy i zapasy są już zdigitalizowane, więc system jak najbardziej może utrzymywać te informacje w czasie rzeczywistym.
Dlatego projekt SnapLedger nie polega na prostym wyborze między Periodic a Perpetual, ale na tym, by fundament rozumiał różne Cost Flows.
Bo prawdziwe małe firmy nie mieszczą się wszystkie w jednym modelu.
Firma e-commerce może potrzebować:
Purchase → Inventory → Sale → COGS
Bardzo mała firma handlowa może czuć się pewniej z:
Purchases → Period-End Stock Count → Closing Inventory
A firma meblarska produkująca na zamówienie klienta może prawie w ogóle nie mieć zapasów w tradycyjnym sensie.
Klient najpierw składa zamówienie; potem firma kupuje drewno i okucia, wkłada pracę własną i usługi podwykonawców, a po ukończeniu dostarcza produkt.
Dla takiej firmy bardziej naturalna ścieżka to właściwie:
Customer Order → Project → Materials & Labour → WIP → Delivery → COGS
Najważniejszym aktywem może tu nie być tradycyjny Stock-in-Hand, lecz Work in Progress (WIP, produkcja w toku).
Dlatego w SnapLedger nie chcemy, by oprogramowanie z góry decydowało, jak firma powinna zarządzać zapasami.
Fundament może obsługiwać Perpetual Inventory i Periodic Inventory, a także Project Costing i WIP.
A to, co Snappy powinien naprawdę rozumieć, to:
Jak naprawdę prowadzisz swój biznes?
Najpierw gromadzisz zapasy i czekasz, aż klienci kupią?
Czy kupujesz dopiero po tym, jak klient złoży zamówienie?
Musisz w każdej chwili znać stan każdego SKU?
Czy bardziej zależy ci na tym, ile kosztów pochłonął już każdy projekt klienta i ile powinien zarobić?
Tradycyjne oprogramowanie księgowe często zaczyna od "How should inventory be recorded?"
My wolimy zacząć od innego pytania:
"How does your business actually work?"
A potem pozwolić, by ujęcie księgowe dopasowało się do realnego procesu biznesowego.
SnapLedger, your life easier.
Tradycyjne oprogramowanie księgowe zaczyna od pytania, jak należy ewidencjonować zapasy. My wolimy zacząć od pytania, jak firma naprawdę działa — czy najpierw gromadzi zapasy, czy kupuje dopiero po zamówieniu, czy działa projektowo, gdzie najważniejszym aktywem jest produkcja w toku — i pozwolić księgowości dopasować się do realnego procesu.
Jak naprawdę działa twoja firma — gromadzisz zapasy i czekasz na klientów, kupujesz dopiero po otrzymaniu zamówienia, czy bardziej zależy ci na tym, ile kosztów pochłonął już każdy projekt klienta i ile ma przynieść?
Oprogramowanie nie powinno decydować, jak firma zarządza zapasami — księgowość powinna dopasowywać się do realnego procesu biznesowego, a nie odwrotnie.
Otrzymuj Founder Diary + aktualizacje regulacyjne dla Twojego kraju
E-mail, gdy Richard opublikuje nowy wpis, oraz zmiany w przepisach ważne tam, gdzie mieszkasz. Bezpłatnie, z możliwością rezygnacji w każdej chwili.