Kiedy przepływa gotówka, to nie zawsze wtedy należy ująć przychód lub koszt

Firma może otrzymać płatność od klienta dzisiaj, ale to nie zawsze oznacza, że całą kwotę należy dziś ująć jako przychód.

Podobnie zapłata za roczną polisę ubezpieczeniową, subskrypcję oprogramowania, umowę najmu czy umowę serwisową niekoniecznie oznacza, że cała kwota powinna stać się kosztem w miesiącu zapłaty.

Ujmij to w okresie, do którego należy

W rachunkowości memoriałowej opartej na IFRS przychody i koszty należy ujmować w okresach, których faktycznie dotyczą.

Należą do okresów, których dotyczą — nie po prostu do chwili, gdy gotówka wpływa na konto bankowe lub z niego wypływa.

Koszty opłacone z góry oraz przychody przyszłych okresów

Rozważmy firmę, która płaci AED 12,000 za dwunastomiesięczną polisę ubezpieczeniową. Zaksięgowanie całej płatności jako kosztu w pierwszym miesiącu zniekształciłoby zysk tego miesiąca. Dokładniejszym ujęciem jest zaksięgowanie niewykorzystanej kwoty jako kosztu opłaconego z góry i ujmowanie AED 1,000 jako kosztu każdego miesiąca.

Ta sama zasada dotyczy przychodu. Firma konsultingowa może otrzymać zaliczkę na sześciomiesięczne zlecenie. Choć gotówka już wpłynęła, przychód może wymagać ujęcia przez sześć miesięcy, w miarę świadczenia usługi. Do tego czasu niezarobiona część pozostaje odroczona, zamiast zostać od razu ujęta jako przychód.

Odpowiedź jest w dokumencie, a nie w wyciągu bankowym

Sama transakcja bankowa rzadko zawiera dość informacji, by podjąć tę decyzję. Istotne szczegóły znajdują się zwykle w umowie towarzyszącej: daty początku i końca, okres świadczenia usługi, harmonogram dostaw, ustalenia dotyczące fakturowania oraz zobowiązania każdej ze stron.

Gdy umowa lub inny dokument zostaje wgrany do SnapLedger, system potrafi zinterpretować te szczegóły i rozpoznać, czy transakcja może wymagać przychodu przyszłych okresów, kosztu opłaconego z góry lub innego harmonogramu ujmowania opartego na czasie.

Narzędzie Deferrals and Prepayments

Gdy taki wymóg zostanie wykryty i potwierdzony, narzędzie Deferrals and Prepayments w SnapLedger, w ramach Financial Tools, zaczyna je śledzić. Łączy dokument źródłowy, powiązaną transakcję, okres ujmowania, pozostałe saldo oraz miesięczne zapisy księgowe, a następnie automatycznie księguje odpowiednią kwotę każdego miesiąca, aż harmonogram się dopełni.

Dotyczy to obu stron rachunku zysków i strat:

• Koszty opłacone, zanim powiązana korzyść zostanie skonsumowana
• Przychody otrzymane, zanim powiązane towary lub usługi zostały dostarczone

Bez tego jedna zaliczka lub jeden roczny koszt może znacząco zniekształcić miesięczne przychody firmy, koszty operacyjne, marżę brutto i rentowność.

Przestań śledzić to ręcznie

Księgowi często zarządzają tymi harmonogramami ręcznie, przez arkusze kalkulacyjne i listy powracających zapisów księgowych. To podejście działa, ale tworzy też pole na pominięte zapisy, błędne daty i salda, które nigdy nie zostają w pełni rozliczone.

Naszym celem jest to, by właściwe ujęcie księgowe zaczynało się od oryginalnego dokumentu.

Gdy SnapLedger rozumie, co mówi umowa, może pomóc zapewnić, że przychody i koszty są ujmowane we właściwych okresach — i dalej automatycznie śledzić to ujęcie, co miesiąc.