Duas maneiras de pensar o inventário

Recentemente dedicamos algum tempo a estudar o design de inventário do TallyPrime.

O Tally é um software de contabilidade com uma longa história, e a forma como trata o inventário reflete um hábito de trabalho muito típico das pequenas empresas tradicionais.

Uma abordagem comum é o Periodic Inventory (inventário periódico).

Quando a empresa compra mercadorias ou matérias-primas, registra Purchases; quando vende, registra Sales. O inventário não entra nem sai necessariamente do Inventory Ledger em tempo real a cada transação contábil.

Ao mesmo tempo, o Tally tem um Inventory Module separado que registra Stock Items, quantidades e avaliações. Na data de fechamento, o sistema calcula o Stock-in-Hand a partir da contagem real e deriva o custo das mercadorias vendidas por meio de uma fórmula contábil clássica:

COGS = Opening Stock + Purchases − Closing Stock

Esse design é realmente prático.

Muitas pequenas empresas tradicionais não precisam conhecer todos os dias o valor exato do inventário em tempo real. Estão acostumadas a registrar compras e vendas normalmente, a contar o estoque no fim do mês, do trimestre ou do ano, e só então determinar os custos e lucros reais.

Essa é a força do Periodic Inventory: simples, com baixas exigências sobre as operações do dia a dia.

A outra abordagem é o Perpetual Inventory (inventário permanente).

A cada compra, o Inventory aumenta; a cada venda, o Inventory diminui e o COGS é reconhecido.

Assim, o sistema pode responder a qualquer momento:

Quanto estoque temos agora? Quanto vale? Quanto custaram as mercadorias já vendidas? Qual é a nossa margem bruta em tempo real?

Para e-commerce, varejo, atacado e manufatura padronizada, essa abordagem é cada vez mais importante. Pedidos, compras e inventário já estão digitalizados, então o sistema pode perfeitamente manter essas informações em tempo real.

É por isso que o design do SnapLedger não consiste em simplesmente escolher entre Periodic ou Perpetual, mas em fazer a base entender diferentes Cost Flows.

Porque as pequenas empresas reais não se encaixam todas no mesmo modelo.

Uma empresa de e-commerce pode precisar de:

Purchase → Inventory → Sale → COGS

Uma empresa comercial muito pequena pode se sentir mais confortável com:

Purchases → Period-End Stock Count → Closing Inventory

E uma empresa de móveis que produz sob encomenda pode quase não ter inventário no sentido tradicional.

O cliente faz primeiro o pedido; depois a empresa compra madeira e ferragens, investe mão de obra e trabalho terceirizado, e entrega quando a peça fica pronta.

Para uma empresa assim, o caminho mais natural é, na verdade:

Customer Order → Project → Materials & Labour → WIP → Delivery → COGS

O ativo mais importante aqui pode não ser o Stock-in-Hand tradicional, mas o Work in Progress (WIP, trabalho em andamento).

Então, no SnapLedger, não queremos que o software decida de antemão como uma empresa deve gerenciar seu inventário.

A base pode suportar Perpetual Inventory e Periodic Inventory, e também Project Costing e WIP.

E o que o Snappy realmente deve entender é:

Como você realmente conduz o seu negócio?

Você estoca primeiro e espera os clientes comprarem?

Ou compra só depois que um cliente faz um pedido?

Precisa saber a qualquer momento o nível de estoque de cada SKU?

Ou se importa mais com quanto custo cada projeto de cliente já absorveu, e quanto se espera que ele renda?

O software de contabilidade tradicional costuma começar com "How should inventory be recorded?"

Nós preferimos começar com outra pergunta:

"How does your business actually work?"

E depois deixar o tratamento contábil se adaptar ao processo real do negócio.

SnapLedger, your life easier.