Quando o dinheiro se move nem sempre é quando a receita ou as despesas devem ser reconhecidas

Uma empresa pode receber o pagamento de um cliente hoje, mas isso nem sempre significa que a totalidade do valor deva ser reconhecida como receita hoje.

Da mesma forma, pagar uma apólice de seguro anual, uma assinatura de software, um contrato de arrendamento ou um contrato de serviços não significa necessariamente que a totalidade do valor deva tornar-se uma despesa no mês do pagamento.

Reconheça-a no período a que pertence

Na contabilidade de acréscimo baseada nas IFRS, a receita e as despesas devem ser reconhecidas nos períodos a que efetivamente respeitam.

Pertencem aos períodos a que respeitam — e não simplesmente ao momento em que o dinheiro entra ou sai da conta bancária.

Despesas antecipadas e receita diferida

Considere uma empresa que paga AED 12.000 por uma apólice de seguro de doze meses. Registar a totalidade do pagamento como despesa no primeiro mês distorceria o lucro desse mês. Um tratamento mais rigoroso é registar o valor não utilizado como pagamento antecipado e reconhecer AED 1.000 como despesa a cada mês.

O mesmo princípio aplica-se à receita. Uma empresa de consultoria pode receber um pagamento adiantado por um trabalho de seis meses. Embora o dinheiro já tenha chegado, a receita pode ter de ser reconhecida ao longo dos seis meses, à medida que o serviço é prestado. Até lá, a parte ainda não ganha permanece diferida, em vez de ser registada imediatamente como receita.

A resposta está no documento, não na linha do banco

A transação bancária, por si só, raramente contém informação suficiente para tomar esta decisão. Os detalhes relevantes estão normalmente no contrato de suporte: as datas de início e fim, o período de serviço, o calendário de entrega, o regime de faturação e as obrigações de cada parte.

Quando um contrato ou outro documento é carregado no SnapLedger, o sistema consegue interpretar estes detalhes e identificar se a transação pode exigir receita diferida, uma despesa antecipada ou outro calendário de reconhecimento baseado no tempo.

A ferramenta Deferrals and Prepayments

Assim que tal necessidade é detetada e confirmada, a ferramenta Deferrals and Prepayments do SnapLedger, dentro de Financial Tools, começa a acompanhá-la. Liga o documento de origem, a transação relacionada, o período de reconhecimento, o saldo remanescente e os lançamentos contabilísticos mensais, e depois lança automaticamente o valor apropriado a cada mês até o calendário estar concluído.

Isto aplica-se a ambos os lados da demonstração de resultados:

• Despesas pagas antes de o benefício correspondente ser consumido
• Receita recebida antes de os bens ou serviços correspondentes terem sido entregues

Sem isto, um único pagamento adiantado ou uma despesa anual pode distorcer significativamente a receita mensal, os custos operacionais, a margem bruta e a rentabilidade de uma empresa.

Deixe de o controlar à mão

Os contabilistas gerem frequentemente estes calendários manualmente, através de folhas de cálculo e listas de lançamentos recorrentes. Essa abordagem funciona, mas também abre espaço a lançamentos esquecidos, datas incorretas e saldos que nunca são totalmente regularizados.

O nosso objetivo é fazer com que o tratamento contabilístico correto comece com o documento original.

Quando o SnapLedger compreende o que o contrato diz, pode ajudar a garantir que a receita e as despesas são reconhecidas nos períodos corretos — e continuar a acompanhar o tratamento automaticamente, todos os meses.