Onde uma despesa pertence
Falei com o meu amigo contabilista George Rohan sobre algo pequeno que muda como uma empresa é compreendida: onde uma despesa pertence. Mova um custo para dentro ou para fora do COGS e a margem bruta muda, mesmo que o lucro líquido não mude — e é pela margem bruta que se julga um negócio. Duas faturas podem dizer «assinatura de software»; o que importa é se a ferramenta entrega trabalho ao cliente ou faz funcionar o escritório. Para o SnapLedger, é classificar despesas por função de negócio.
Ontem, falei com o meu amigo contabilista, George Rohan, sobre como as despesas de um negócio devem ser classificadas.
Escreverei mais sobre o George e a sua história noutra altura. Nesta conversa, ele levantou um ponto que parece pequeno, mas tem um efeito importante na forma como uma empresa é compreendida.
Nem toda a despesa é igual
Nem toda a despesa deve ser tratada da mesma forma.
Algumas despesas pertencem ao Cost of Goods Sold, ou Cost of Services. Outras pertencem a despesas de vendas, administrativas ou outras despesas operacionais.
Porque a margem bruta se move
A distinção importa porque a receita menos o COGS dá-nos o lucro bruto. Mover um custo para dentro ou para fora do COGS altera a gross margin, mesmo quando o lucro líquido final permanece o mesmo.
A margem bruta é frequentemente usada para compreender a qualidade, a escalabilidade e a economia de um negócio. Também pode influenciar a forma como uma empresa é avaliada.
Um exemplo da consultoria
O George deu-me um exemplo da consultoria e dos serviços profissionais.
Uma empresa de consultoria pode pagar por bases de dados de investigação, ferramentas de design, plataformas do setor ou outras assinaturas de software. Se essas ferramentas forem usadas diretamente para entregar trabalho aos clientes, podem pertencer ao Cost of Services.
O software de contabilidade usado pela equipa financeira, no entanto, seria normalmente uma despesa administrativa.
Ambas as faturas podem dizer «assinatura de software».
A diferença não está em como a despesa se chama, mas em como é usada.
Os salários seguem a mesma lógica
O mesmo se aplica aos salários. Um consultor que trabalha diretamente em projetos de clientes pode fazer parte do Cost of Services. Um vendedor é normalmente uma despesa de vendas. Um gestor financeiro é normalmente uma despesa administrativa.
Isto também significa que as empresas não devem mover custos entre categorias apenas para melhorar a margem bruta. Despesas semelhantes devem ser tratadas de forma consistente, com base no modelo operacional real do negócio.
O que isto significa para o SnapLedger
Para o SnapLedger, isto significa que a classificação de despesas não pode depender apenas do nome do fornecedor ou do plano de contas. O sistema precisa também de compreender a função de negócio por trás da despesa:
Foi usada para produzir um produto, prestar um serviço, adquirir um cliente ou fazer funcionar a empresa?
A resposta afeta não só a conformidade contabilística, mas também a clareza com que as demonstrações financeiras explicam o negócio.
Duas faturas podem dizer a mesma coisa — «assinatura de software» — e pertencer a lugares completamente diferentes. O que importa não é como uma despesa se chama, mas como é usada: para fazer um produto, prestar um serviço, conquistar um cliente ou fazer funcionar a empresa.
Olhe para as suas últimas assinaturas de software — quantas o ajudam a entregar trabalho aos clientes e quantas apenas fazem funcionar o escritório? Estão classificadas dessa forma?
Uma boa contabilidade não é apenas uma questão de conformidade. O lugar onde um custo cai decide se as suas demonstrações financeiras explicam verdadeiramente o seu negócio — ou o representam mal em silêncio.
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