จากใบเสนอราคาถึงเงินเข้ากระเป๋า

ในธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก โปรเจกต์เดียวกระจายอยู่ในซอฟต์แวร์หลายชิ้น

ฝ่ายขายกำลังทำ Quotation

ผู้จัดการโปรเจกต์กำลังบริหาร Project

ฝ่ายจัดซื้อกำลังหา Suppliers

บัญชีกำลังบันทึก Expenses

และสุดท้ายฝ่ายการเงินก็ออก Invoice และตามเก็บเงิน

ทุกคนเห็นเพียงส่วนหนึ่งของโปรเจกต์ลูกค้าชิ้นเดียวกัน

แต่สิ่งที่เจ้าของกิจการสนใจจริงๆ คือเรื่องราวทั้งหมด:

เราเสนอราคาไปเท่าไหร่?

ต้นทุนจริงเท่าไหร่?

เราส่งมอบตามที่สัญญาหรือไม่?

เราออกใบแจ้งหนี้ไปเท่าไหร่?

เราเก็บเงินได้จริงเท่าไหร่?

ดังนั้นตอนออกแบบ Snappy PM เราจึงอยากเชื่อมสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันตั้งแต่ต้น

โปรเจกต์เริ่มจากความต้องการของลูกค้า

Requirements ค่อยๆ กลายเป็น Scope

Scope ในที่สุดกลายเป็น Quotation

และหลังจากลูกค้ายอมรับ Quotation แล้วเท่านั้น เราถึงจะรู้จริงๆ ว่า:

เราสัญญาจะส่งมอบอะไร และในราคาเท่าไหร่?

จากนั้นโปรเจกต์เข้าสู่ Implementation หรือ Manufacturing

วัสดุ การจัดซื้อ ค่าแรง และ Expenses อื่นๆ เริ่มเกิดขึ้น

สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่แค่ต้นทุนที่กระจายอยู่ในระบบการเงินอีกต่อไป

มันเป็นของ Project นี้

และเราก็เริ่มมองเห็น:

Quoted Revenue

Cost to Date

Work in Progress

Expected Margin

จากนั้นเกิด Delivery

และสุดท้ายเราเข้าสู่ Closing:

Invoice → Payment → Settlement → Close.

ถึงจุดนี้ บัญชีและ Project Management ไม่ควรเป็นอีกสองโลกที่แยกจากกันโดยสิ้นเชิง

เพราะสำหรับเจ้าของกิจการ มันคือเรื่องเดียวกันมาตลอด

โปรเจกต์มูลค่า 200,000 AED สุดท้ายใช้เงินไป 130,000 AED

ทำไม 130,000 นี้ถึงสูงกว่างบประมาณ?

เป็นเพราะวัสดุหรือ?

ค่าแรง?

Scope Change?

Installation?

คำตอบของคำถามเหล่านี้ไม่ควรต้องรอให้นักบัญชีทำ P&L ออกมาอีกหลายเดือนข้างหน้า

มันควรค่อยๆ ปรากฏให้เห็นระหว่างที่โปรเจกต์กำลังดำเนินอยู่

นี่คือทิศทางที่สำคัญมากในการออกแบบ Snappy PM ของเรา:

Project Management ควรอธิบายตัวเลขในบัญชีได้ในที่สุด

และบัญชีก็ควรบอกกลับไปยัง Project Manager ว่า:

อะไรเกิดขึ้นจริงในโปรเจกต์

Quotation ไม่ใช่ PDF ที่แยกเดี่ยว

Purchase ไม่ใช่ Expense ที่แยกเดี่ยว

และ Invoice ก็ไม่ใช่บิลที่โผล่มาหลังโปรเจกต์จบ

ทั้งหมดคือบันทึกต่างรูปแบบที่กระบวนการทางธุรกิจเดียวกันทิ้งไว้

มีเพียงการเชื่อมโยงบันทึกเหล่านี้เข้าด้วยกันเท่านั้น เราถึงจะตอบคำถามที่เจ้าของกิจการสนใจจริงๆ ได้:

โปรเจกต์นี้เราทำกำไรได้จริงไหม?

และที่สำคัญกว่า:

ทำไม?

SnapLedger, your life easier.