เมื่อเงินเคลื่อนไหว ไม่ใช่เสมอไปว่าเป็นตอนที่ควรรับรู้รายได้หรือค่าใช้จ่าย

ธุรกิจอาจได้รับเงินจากลูกค้าในวันนี้ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความเสมอไปว่าควรรับรู้ยอดเต็มจำนวนเป็นรายได้ในวันนี้

ในทำนองเดียวกัน การจ่ายค่ากรมธรรม์ประกันภัยรายปี ค่าสมาชิกซอฟต์แวร์ สัญญาเช่า หรือสัญญาบริการ ก็ไม่จำเป็นต้องหมายความว่ายอดทั้งหมดควรกลายเป็นค่าใช้จ่ายในเดือนที่จ่าย

รับรู้มันในงวดที่มันสังกัดอยู่

ภายใต้การบัญชีตามเกณฑ์คงค้างที่อ้างอิง IFRS รายได้และค่าใช้จ่ายควรถูกรับรู้ในงวดที่มันเกี่ยวข้องกันจริงๆ

มันสังกัดอยู่กับงวดที่มันเกี่ยวข้อง — ไม่ใช่แค่ช่วงเวลาที่เงินสดเข้าหรือออกจากบัญชีธนาคาร

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า และรายได้รอตัดบัญชี

ลองพิจารณาบริษัทที่จ่าย AED 12,000 สำหรับกรมธรรม์ประกันภัยระยะสิบสองเดือน การบันทึกยอดจ่ายทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายในเดือนแรกจะบิดเบือนกำไรของเดือนนั้น วิธีปฏิบัติที่ถูกต้องกว่าคือการบันทึกส่วนที่ยังไม่ได้ใช้เป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า และรับรู้ AED 1,000 เป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน

หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้กับรายได้ด้วย บริษัทที่ปรึกษาอาจได้รับเงินล่วงหน้าสำหรับงานที่กินเวลาหกเดือน แม้เงินสดจะเข้ามาแล้ว แต่รายได้อาจจำเป็นต้องถูกรับรู้ตลอดหกเดือนนั้นตามที่บริการถูกส่งมอบ จนกว่าจะถึงตอนนั้น ส่วนที่ยังไม่ได้เป็นรายได้ก็ยังคงถูกรอตัดบัญชีไว้ แทนที่จะถูกบันทึกเป็นรายได้ในทันที

คำตอบอยู่ในเอกสาร ไม่ใช่ในรายการธนาคาร

รายการธนาคารเพียงอย่างเดียวมักไม่มีข้อมูลมากพอที่จะตัดสินใจเรื่องนี้ รายละเอียดที่เกี่ยวข้องมักอยู่ในสัญญาประกอบ ได้แก่ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ระยะเวลาของบริการ กำหนดการส่งมอบ ข้อตกลงการวางบิล และภาระหน้าที่ของแต่ละฝ่าย

เมื่อสัญญาหรือเอกสารอื่นถูกอัปโหลดเข้าสู่ SnapLedger ระบบสามารถตีความรายละเอียดเหล่านี้และระบุได้ว่าธุรกรรมนั้นอาจต้องใช้รายได้รอตัดบัญชี ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หรือกำหนดการรับรู้ตามเวลาแบบอื่น

เครื่องมือ Deferrals and Prepayments

เมื่อความจำเป็นเช่นนั้นถูกตรวจพบและยืนยันแล้ว เครื่องมือ Deferrals and Prepayments ของ SnapLedger ที่อยู่ใน Financial Tools ก็จะเริ่มติดตามมัน โดยเชื่อมโยงเอกสารต้นทาง ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง งวดของการรับรู้ ยอดคงเหลือ และรายการบัญชีรายเดือนเข้าด้วยกัน แล้วบันทึกจำนวนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติในแต่ละเดือนจนกว่ากำหนดการจะเสร็จสมบูรณ์

สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งสองด้านของงบกำไรขาดทุน:

• ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปก่อนที่ประโยชน์ที่เกี่ยวข้องจะถูกใช้
• รายได้ที่ได้รับก่อนที่สินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องจะถูกส่งมอบ

หากไม่มีสิ่งนี้ การจ่ายเงินล่วงหน้าหนึ่งครั้งหรือค่าใช้จ่ายรายปีหนึ่งรายการก็สามารถบิดเบือนรายได้รายเดือน ต้นทุนดำเนินงาน gross margin และความสามารถในการทำกำไรของบริษัทได้อย่างมีนัยสำคัญ

หยุดติดตามมันด้วยมือ

นักบัญชีมักจัดการกำหนดการเหล่านี้ด้วยมือ ผ่านสเปรดชีตและรายการบันทึกบัญชีที่ทำซ้ำเป็นประจำ วิธีนั้นใช้ได้ผล แต่ก็เปิดช่องให้เกิดรายการที่ตกหล่น วันที่ผิดพลาด และยอดคงเหลือที่ไม่เคยถูกล้างจนหมด

เป้าหมายของเราคือทำให้การปฏิบัติทางบัญชีที่ถูกต้องเริ่มต้นจากเอกสารต้นฉบับ

เมื่อ SnapLedger เข้าใจว่าสัญญาบอกอะไร มันก็สามารถช่วยให้แน่ใจว่ารายได้และค่าใช้จ่ายถูกรับรู้ในงวดที่ถูกต้อง — และคอยติดตามการปฏิบัตินั้นโดยอัตโนมัติในทุกๆ เดือน