ค่าใช้จ่ายควรอยู่ตรงไหน

เมื่อวานนี้ ผมได้พูดคุยกับ George Rohan เพื่อนนักบัญชีของผม เกี่ยวกับว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจควรถูกจัดหมวดหมู่อย่างไร

ผมจะเขียนถึง George และเรื่องราวของเขาให้มากกว่านี้ในโอกาสหน้า ในการสนทนาครั้งนี้ เขาได้หยิบยกประเด็นหนึ่งที่ฟังดูเล็กน้อย แต่ส่งผลสำคัญต่อวิธีที่คนเข้าใจบริษัทหนึ่ง

ค่าใช้จ่ายทุกอย่างไม่ได้เหมือนกัน

ค่าใช้จ่ายทุกอย่างไม่ควรถูกปฏิบัติในแบบเดียวกัน

ค่าใช้จ่ายบางอย่างอยู่ใน Cost of Goods Sold หรือ Cost of Services ส่วนอย่างอื่นอยู่ในค่าใช้จ่ายด้านการขาย ด้านบริหาร หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่นๆ

ทำไม gross margin ถึงขยับ

ความแตกต่างนี้สำคัญเพราะรายได้ลบด้วย COGS ทำให้เราได้กำไรขั้นต้น การย้ายต้นทุนเข้าหรือออกจาก COGS จะเปลี่ยน gross margin แม้ว่ากำไรสุทธิสุดท้ายจะยังคงเท่าเดิม

gross margin มักถูกใช้เพื่อทำความเข้าใจคุณภาพ ความสามารถในการขยายตัว และเศรษฐศาสตร์ของธุรกิจ อีกทั้งยังสามารถมีอิทธิพลต่อการประเมินมูลค่าของบริษัทได้ด้วย

ตัวอย่างจากงานที่ปรึกษา

George ยกตัวอย่างจากงานที่ปรึกษาและบริการทางวิชาชีพให้ผมฟัง

บริษัทที่ปรึกษาอาจจ่ายค่าฐานข้อมูลงานวิจัย เครื่องมือออกแบบ แพลตฟอร์มเฉพาะอุตสาหกรรม หรือค่าสมาชิกซอฟต์แวร์อื่นๆ ถ้าเครื่องมือเหล่านั้นถูกใช้โดยตรงเพื่อส่งมอบงานให้ลูกค้า มันก็อาจอยู่ใน Cost of Services

แต่ซอฟต์แวร์บัญชีที่ทีมการเงินใช้ ตามปกติแล้วจะเป็นค่าใช้จ่ายด้านบริหาร

ใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบอาจเขียนว่า "ค่าสมาชิกซอฟต์แวร์"

ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่ค่าใช้จ่ายนั้นเรียกว่าอะไร แต่อยู่ที่มันถูกใช้อย่างไร

เงินเดือนก็เป็นไปตามตรรกะเดียวกัน

เรื่องเดียวกันนี้ใช้ได้กับเงินเดือนด้วย ที่ปรึกษาที่ทำงานโดยตรงกับโปรเจกต์ของลูกค้าอาจเป็นส่วนหนึ่งของ Cost of Services พนักงานขายมักจะเป็นค่าใช้จ่ายด้านการขาย ส่วนผู้จัดการฝ่ายการเงินตามปกติแล้วจะเป็นค่าใช้จ่ายด้านบริหาร

นี่ยังหมายความว่าบริษัทไม่ควรย้ายต้นทุนไปมาระหว่างหมวดหมู่เพียงเพื่อปรับปรุง gross margin ให้ดูดีขึ้น ค่าใช้จ่ายที่คล้ายกันควรถูกปฏิบัติอย่างสอดคล้องกัน โดยอิงจากรูปแบบการดำเนินงานที่แท้จริงของธุรกิจ

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับ SnapLedger

สำหรับ SnapLedger สิ่งนี้หมายความว่าการจัดหมวดค่าใช้จ่ายไม่สามารถอาศัยเพียงชื่อซัพพลายเออร์หรือผังบัญชีเท่านั้น ระบบยังจำเป็นต้องเข้าใจหน้าที่ทางธุรกิจที่อยู่เบื้องหลังค่าใช้จ่ายด้วย:

มันถูกใช้เพื่อผลิตผลิตภัณฑ์ ส่งมอบบริการ ได้ลูกค้ามา หรือบริหารบริษัท?

คำตอบนั้นไม่เพียงส่งผลต่อการปฏิบัติตามกฎทางบัญชีเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อว่างบการเงินอธิบายธุรกิจได้ชัดเจนเพียงใดด้วย