منح الأجهزة الإلكترونية حياة ثانية

في مذكرة سابقة من Founder Diary، كتبت عن صديقي Mubeen وعن تحدٍّ طرحه أحد عملائه: شركة لتجديد الأجهزة الإلكترونية في Birmingham، UK.

في ذلك الوقت، لم أفهم المشكلة إلا على مستوى عام.

إعادة النظر في مشكلة لم أفهمها إلا نصف فهم

مؤخراً، عقدنا مراجعة أخرى مع العميل ونظرنا عن قرب أكبر في جداول بياناتهم وبيانات التشغيل وسير العمل اليومي. وساعدني ذلك النقاش على فهم لماذا لا تُعدّ هذه مجرد مشكلة مخزون.

إنها مشكلة ترجمة عملية مادية معقّدة إلى معلومات مالية موثوقة.

تشتري الشركة الأجهزة الإلكترونية المستعملة بالجملة، وغالباً على هيئة شحنات مختلطة. وقد تُشترى البضائع بالدفعة أو الحاوية أو الوزن الإجمالي، لا كمنتجات فردية محدّدة بوضوح.

شراء الإمكانات، لا مخزوناً جاهزاً

حين تصل شحنة، لا يعرف الفريق بعد قيمتها الحقيقية.

يجب فحص كل قطعة وفرزها واختبارها وتصنيفها. بعض المنتجات يمكن تنظيفها وإعادة بيعها. وبعضها يحتاج إلى إصلاح. وبعضها يُفكَّك للحصول على قطع قابلة لإعادة الاستخدام. وأخرى لا يمكن بيعها إلا كخردة.

الشركة لا تشتري مخزوناً جاهزاً. إنها تشتري قيمة كامنة.

وتُكتشف تلك القيمة تدريجياً من خلال عمل الفريق.

حين تعجز التكلفة عن ملاحقة المنتج

وهذا يخلق مشكلة تكلفة صعبة. إذ يتعيّن على الشركة توزيع سعر الشراء الأصلي والشحن والعمالة وقطع الإصلاح والتخزين وسائر التكاليف المشتركة على منتجات قد تسلك مسارات مختلفة تماماً.

فالدفعة الواحدة قد تتحوّل في النهاية إلى أجهزة مجدّدة وقطع غيار ومواد قابلة لإعادة التدوير.

قد تكون الإيرادات ظاهرة، لكن التكلفة الحقيقية — ومن ثمّ الربح الفعلي — أصعب بكثير في حسابها.

حين تعجز التكلفة عن ملاحقة المنتج المادي، يصبح الربح مجرد تقدير.

حدود Excel

طوّرت الشركة جداول بيانات Excel مفصّلة لإدارة هذه العملية. وتحتوي تلك الجداول على قدر كبير من المعرفة التشغيلية وتعكس سنوات من الخبرة.

لكنها تُظهر أيضاً حدود Excel.

يستطيع Excel تسجيل ما حدث. لكنه لا يفهم بطبيعته كيف قُسّمت شحنة واحدة وتحوّلت وأُصلحت وفُكّكت وبِيعت في النهاية عبر عدة قنوات مختلفة.

أما برمجيات المحاسبة التقليدية فلا ترى عادةً سوى الشراء الأصلي والبيع النهائي. وقد يكون بمقدور نظام ERP كامل نمذجة العملية، لكنه غالباً باهظ التكلفة، وشديد الجمود، وصعب الصيانة على فريق صغير.

أين يُحدث AI فرقاً

هنا أعتقد أن AI يمكن أن يُحدث فرقاً حقيقياً.

في الماضي، كانت البرمجيات المخصّصة لسير عمل متخصّص كهذا تتطلّب تخصيصاً واسعاً. فكل نوع منتج وطريقة تصنيف وقاعدة إصلاح وعملية توزيع تكلفة كانت تحتاج إلى تصميم مسبق.

يتيح AI للنظام أن يتعلّم من المعلومات التي ينتجها العمل أصلاً. فبإمكانه قراءة فواتير الموردين وقوائم الشحنات وجداول البيانات وملاحظات الإصلاح وصور المنتجات.

وعلى وجه التحديد، يمكنه أن:

• يصنّف القطع، ويحدّد درجات الحالة، ويلخّص أعمال الإصلاح، ويكتشف المعلومات الناقصة
• يقترح كيفية توزيع التكاليف المشتركة استناداً إلى النتائج الفعلية ومعدلات الاسترداد التاريخية
• يرصد الهوامش غير المعتادة، والكميات غير المتّسقة، والدفعات التي تختلف نتائجها عن التوقعات
• يقلّل حجم العمل الإداري اللازم لفهم العمل

ينبغي ألا يضطر فريق المستودع إلى أن يصبح محاسبين أو اختصاصيي ERP.

صِف الواقع، ودع النظام يتولّى المحاسبة

ينبغي أن يسجّلوا ما حدث في العالم الواقعي: قطعة استُلمت، أو فُحصت، أو أُصلحت، أو فُكّكت، أو بِيعت، أو أُعيد تدويرها.

وينبغي أن يترجم النظام تلك الأفعال إلى حركات مخزون، وأعمال قيد التنفيذ، وتوزيع تكاليف، ونتائج مالية.

وهذا يعكس إحدى القيم التي نبنيها في SnapLedger:

المستخدم يصف واقع العمل. والنظام يتولّى تعقيد المحاسبة.

لا يحلّ AI محل قواعد المحاسبة أو البيانات المنظّمة أو الحكم البشري. لكنه يستطيع أن يقلّل بدرجة كبيرة الجهد اللازم لتحويل المعلومات التشغيلية الفوضوية إلى سجلات مالية دقيقة ومفيدة.

مشكلة أوسع بكثير من شركة واحدة

وهذا مهم بوجه خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة SMEs.

كثير من الأعمال الصغيرة لا تملك عمليات بسيطة. بل تملك ببساطة عدداً أقل من الأشخاص لإدارة التعقيد.

وقد تظل تعتمد على Excel لأن الأنظمة التقليدية باهظة التكلفة أو صعبة التطبيق أو بعيدة أكثر مما ينبغي عن طريقة عمل نشاطها الفعلي.

شركة التجديد في Birmingham مثال واحد، لكن المشكلة الكامنة أوسع بكثير. فهي موجودة في كل مكان يقضي فيه أصحاب الأعمال والموظفون أوقاتاً طويلة في صيانة جداول البيانات، وتسوية الملفات المختلفة، وتتبّع المشاريع يدوياً، ومحاولة فهم لماذا لا تتطابق نتائجهم المالية مع الواقع التشغيلي.

إذا كانت شركتك لا تزال تستخدم Excel في الإدارة وحفظ السجلات المعقّدة، أو تكافح لحساب تكاليف أو أرباح دقيقة، أو تجد أن إدارة المشاريع تتطلب عملاً يدوياً كثيراً، فسيسعدني جداً أن أسمع منك.

راسلني على richard.tang@snap-ledger.com.

قد تسهم تجربتك في تشكيل ما ستبنيه SnapLedger لاحقاً.