Vom Angebot bis zum Geldeingang
In vielen kleinen Unternehmen ist ein Projekt über viele Tools verstreut: Vertrieb, Projektleitung, Einkauf, Buchhaltung und Rechnungsstellung. Aber den Inhaber interessiert die ganze Geschichte: was wir angeboten haben, was es wirklich gekostet hat, ob wir geliefert haben, wie viel wir berechnet haben und wie viel Geld am Ende eingegangen ist.
In vielen kleinen Unternehmen ist ein Projekt über viele Softwaretools verstreut.
Der Vertrieb arbeitet am Quotation.
Der Projektmanager steuert das Project.
Der Einkauf sucht Suppliers.
Die Buchhaltung verbucht Expenses.
Und schließlich stellt die Finanzabteilung die Invoice und treibt die Zahlung ein.
Jeder sieht nur einen Teil desselben Kundenprojekts.
Aber was den Inhaber wirklich interessiert, ist die ganze Geschichte:
Wie viel haben wir angeboten?
Wie viel hat es tatsächlich gekostet?
Haben wir geliefert, was wir versprochen haben?
Wie viel haben wir berechnet?
Wie viel Geld haben wir am Ende eingesammelt?
Also wollten wir beim Design von Snappy PM diese Dinge von Anfang an miteinander verbinden.
Ein Projekt beginnt mit den Anforderungen des Kunden.
Requirements werden allmählich zum Scope.
Der Scope wird schließlich zum Quotation.
Erst wenn der Kunde das Quotation akzeptiert hat, wissen wir wirklich:
Was haben wir versprochen zu liefern, und für wie viel?
Dann geht das Projekt in die Implementation oder das Manufacturing.
Material, Einkäufe, Arbeitszeit und andere Expenses beginnen anzufallen.
Das sind nicht mehr nur Kosten, die irgendwo im Finanzsystem verstreut sind.
Sie gehören zu diesem Project.
Und so können wir allmählich sehen:
Quoted Revenue
Cost to Date
Work in Progress
Expected Margin
Dann findet die Delivery statt.
Und schließlich gehen wir ins Closing:
Invoice → Payment → Settlement → Close.
An diesem Punkt sollten Accounting und Project Management keine zwei völlig getrennten Welten mehr sein.
Denn für den Inhaber waren sie schon immer ein und dasselbe.
Ein Projekt über 200.000 AED hat am Ende 130.000 AED gekostet.
Warum waren diese 130.000 höher als budgetiert?
War es das Material?
Die Arbeitszeit?
Ein Scope Change?
Die Installation?
Die Antworten auf diese Fragen sollten nicht warten müssen, bis der Buchhalter Monate später eine P&L vorlegt.
Sie sollten allmählich sichtbar werden, während das Projekt läuft.
Das ist auch eine sehr wichtige Richtung beim Design von Snappy PM:
Project Management sollte am Ende die Zahlen in der Buchhaltung erklären.
Und die Buchhaltung sollte umgekehrt dem Project Manager sagen:
was auf dem Projekt wirklich passiert ist.
Ein Quotation ist kein isoliertes PDF.
Ein Purchase ist keine isolierte Expense.
Und eine Invoice ist keine Rechnung, die plötzlich nach Projektende auftaucht.
Sie sind alle unterschiedliche Aufzeichnungen, die derselbe Geschäftsprozess hinterlassen hat.
Nur wenn wir diese Aufzeichnungen verbinden, können wir die Frage beantworten, die einen Inhaber wirklich interessiert:
Haben wir an diesem Projekt wirklich Geld verdient?
Und noch wichtiger:
Warum?
SnapLedger, your life easier.
Project Management sollte am Ende die Zahlen in der Buchhaltung erklären. Ein Angebot ist kein isoliertes PDF, ein Einkauf ist keine isolierte Ausgabe, und eine Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung, die plötzlich nach Projektende auftaucht — sie sind unterschiedliche Aufzeichnungen desselben Geschäftsprozesses. Erst ihre Verbindung beantwortet: Haben wir an diesem Projekt wirklich Geld verdient, und warum?
Können Sie für Ihr letztes abgeschlossenes Projekt heute sofort Angebotsumsatz, tatsächliche Kosten, berechneten Betrag und eingegangenes Geld nebeneinanderlegen? Wenn nicht, wo liegen diese Zahlen gerade?
Quotation → Delivery → Invoice → Cash. Ein Geschäftsprozess, eine durchgehende Aufzeichnung.
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