Deux façons de penser l'inventaire
Nous avons récemment étudié la manière dont TallyPrime gère l'inventaire, et cela nous a rappelé que les petites entreprises fonctionnent selon des modèles très différents — certaines stockent puis attendent les clients, d'autres n'achètent qu'après réception d'une commande, et d'autres vivent de projets où le véritable actif est le travail en cours. SnapLedger ne choisit donc ni Periodic ni Perpetual à votre place ; il apprend comment votre entreprise fonctionne réellement.
Récemment, nous avons passé du temps à étudier la conception de l'inventaire dans TallyPrime.
Tally est un logiciel de comptabilité avec une longue histoire, et sa manière de traiter l'inventaire reflète une habitude de travail très typique des petites entreprises traditionnelles.
Une approche courante est le Periodic Inventory (inventaire périodique).
Lorsque l'entreprise achète des marchandises ou des matières premières, elle enregistre des Purchases ; lorsqu'elle vend, elle enregistre des Sales. L'inventaire n'entre et ne sort pas nécessairement du Inventory Ledger en temps réel à chaque transaction comptable.
En parallèle, Tally dispose d'un Inventory Module indépendant qui enregistre les Stock Items, les quantités et les valorisations. À la date de clôture, le système calcule le Stock-in-Hand à partir du comptage réel et déduit le coût des marchandises vendues grâce à une formule comptable classique :
COGS = Opening Stock + Purchases − Closing Stock
Cette conception est vraiment pratique.
Beaucoup de petites entreprises traditionnelles n'ont pas besoin de connaître chaque jour la valeur exacte de leur inventaire en temps réel. Elles ont l'habitude d'enregistrer normalement leurs achats et leurs ventes, de compter le stock à la fin du mois, du trimestre ou de l'année, et de ne déterminer qu'à ce moment-là les coûts et les profits réels.
C'est la force du Periodic Inventory : simple, avec peu d'exigences sur les opérations quotidiennes.
L'autre approche est le Perpetual Inventory (inventaire permanent).
À chaque achat, l'Inventory augmente ; à chaque vente, l'Inventory diminue et le COGS est constaté.
Le système peut donc répondre à tout moment :
Combien de stock avons-nous maintenant ? Quelle est sa valeur ? Combien ont coûté les marchandises déjà vendues ? Quelle est notre marge brute en temps réel ?
Pour l'e-commerce, le commerce de détail, le commerce de gros et la fabrication standardisée, cette approche devient de plus en plus importante. Les commandes, les achats et l'inventaire sont déjà numérisés, le système peut donc parfaitement maintenir ces informations en temps réel.
C'est pourquoi la conception de SnapLedger ne consiste pas à choisir simplement entre Periodic et Perpetual, mais à faire en sorte que la base comprenne différents Cost Flows.
Parce que les petites entreprises réelles ne rentrent pas toutes dans le même modèle.
Une entreprise d'e-commerce peut avoir besoin de :
Purchase → Inventory → Sale → COGS
Une très petite société de négoce peut être plus à l'aise avec :
Purchases → Period-End Stock Count → Closing Inventory
Et une entreprise de meubles qui produit à la commande peut n'avoir pratiquement aucun inventaire au sens traditionnel.
Le client passe d'abord commande ; ensuite l'entreprise achète le bois et la quincaillerie, investit en main-d'œuvre et en sous-traitance, puis livre une fois la pièce terminée.
Pour une telle entreprise, le chemin le plus naturel est en réalité :
Customer Order → Project → Materials & Labour → WIP → Delivery → COGS
L'actif le plus important ici n'est peut-être pas le Stock-in-Hand traditionnel, mais le Work in Progress (WIP, encours de fabrication).
Donc dans SnapLedger, nous ne voulons pas que le logiciel décide à l'avance comment une entreprise devrait gérer son inventaire.
La base peut prendre en charge le Perpetual Inventory, le Periodic Inventory, ainsi que le Project Costing et le WIP.
Et ce que Snappy devrait vraiment comprendre, c'est :
Comment gérez-vous réellement votre entreprise ?
Stockez-vous d'abord, puis attendez-vous que les clients achètent ?
Ou n'achetez-vous qu'après qu'un client a passé commande ?
Avez-vous besoin de connaître à tout moment le niveau de stock de chaque SKU ?
Ou vous souciez-vous davantage du coût déjà investi dans chaque projet client, et de ce qu'il devrait rapporter ?
Les logiciels de comptabilité traditionnels commencent souvent par « How should inventory be recorded? »
Nous préférons commencer par une autre question :
« How does your business actually work? »
Puis laisser le traitement comptable s'adapter au processus réel de l'entreprise.
SnapLedger, your life easier.
Les logiciels de comptabilité traditionnels commencent par demander comment l'inventaire doit être enregistré. Nous préférons commencer par demander comment l'entreprise fonctionne réellement — stocke-t-elle d'abord, achète-t-elle seulement après une commande, ou fonctionne-t-elle par projets où l'actif le plus important est le travail en cours — puis laisser la comptabilité s'adapter au processus réel.
Comment votre entreprise fonctionne-t-elle réellement — stockez-vous d'abord en attendant les clients, n'achetez-vous qu'après réception d'une commande, ou vous souciez-vous davantage du coût déjà absorbé par chaque projet client et de ce qu'il devrait rapporter ?
Le logiciel ne devrait pas décider comment une entreprise gère son inventaire — la comptabilité devrait s'adapter au processus réel de l'entreprise, et non l'inverse.
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