Quand la trésorerie bouge n'est pas toujours quand reconnaître produits ou charges

Une entreprise peut recevoir aujourd'hui le paiement d'un client, mais cela ne signifie pas toujours que la totalité du montant doit être reconnue comme produit aujourd'hui.

De la même manière, payer une police d'assurance annuelle, un abonnement logiciel, un contrat de location ou un contrat de service ne signifie pas nécessairement que la totalité du montant doit devenir une charge dans le mois du paiement.

Reconnaître dans la période à laquelle cela appartient

Dans la comptabilité d'engagement fondée sur les IFRS, les produits et les charges doivent être reconnus dans les périodes auxquelles ils se rapportent réellement.

Ils appartiennent aux périodes auxquelles ils se rapportent — et non simplement au moment où la trésorerie entre ou sort du compte bancaire.

Charges payées d'avance, et produits différés

Prenons une entreprise qui paie AED 12,000 pour une police d'assurance de douze mois. Enregistrer la totalité du paiement comme charge dès le premier mois fausserait le résultat de ce mois. Un traitement plus exact consiste à enregistrer le montant non utilisé comme paiement d'avance et à reconnaître AED 1,000 de charge chaque mois.

Le même principe s'applique aux produits. Une société de conseil peut recevoir un paiement anticipé pour une mission de six mois. Bien que la trésorerie soit déjà arrivée, le produit peut devoir être reconnu sur les six mois, à mesure que le service est fourni. Jusque-là, la part non acquise reste différée plutôt que d'être immédiatement enregistrée comme produit.

La réponse est dans le document, pas dans la ligne bancaire

La transaction bancaire seule contient rarement assez d'informations pour prendre cette décision. Les détails pertinents figurent généralement dans le contrat associé : les dates de début et de fin, la période de service, le calendrier de livraison, les modalités de facturation et les obligations de chaque partie.

Lorsqu'un contrat ou un autre document est téléversé dans SnapLedger, le système peut interpréter ces détails et déterminer si la transaction peut nécessiter un produit différé, une charge payée d'avance ou un autre calendrier de reconnaissance basé sur le temps.

L'outil Deferrals and Prepayments

Une fois qu'un tel besoin est détecté et confirmé, l'outil Deferrals and Prepayments de SnapLedger, au sein des Financial Tools, commence à en assurer le suivi. Il relie le document source, la transaction associée, la période de reconnaissance, le solde restant et les écritures comptables mensuelles, puis comptabilise automatiquement le montant approprié chaque mois jusqu'à la fin du calendrier.

Cela s'applique aux deux côtés du compte de résultat :

• Les charges payées avant que l'avantage correspondant ne soit consommé
• Les produits reçus avant que les biens ou services correspondants n'aient été livrés

Sans cela, un seul paiement anticipé ou une seule charge annuelle peut fausser sensiblement le chiffre d'affaires mensuel d'une entreprise, ses coûts d'exploitation, sa marge brute et sa rentabilité.

Cessez de le suivre à la main

Les comptables gèrent souvent ces calendriers manuellement, à l'aide de tableurs et de listes d'écritures récurrentes. Cette approche fonctionne, mais elle laisse aussi place à des écritures oubliées, des dates erronées et des soldes qui ne sont jamais complètement apurés.

Notre objectif est de faire commencer le traitement comptable correct avec le document d'origine.

Lorsque SnapLedger comprend ce que dit le contrat, il peut aider à garantir que les produits et les charges soient reconnus dans les bonnes périodes — et continuer à suivre le traitement automatiquement, chaque mois.