Pourquoi nous avons fini par construire deux tableaux de bord financiers

L'un de nos utilisateurs alpha a récemment rempli sa première déclaration de Corporate Tax aux Émirats avec SnapLedger.

Tout s'est déroulé sans accroc jusqu'à ce que le portail de la FTA pose une question toute simple :

« Vos états financiers sont-ils préparés selon la comptabilité de caisse ou selon la comptabilité accrual ? »

À première vue, cela ressemble à une question de comptabilité. En réalité, elle reflète deux façons fondamentalement différentes de regarder une entreprise. Et comprendre cette différence a fini par changer notre manière de concevoir SnapLedger lui-même.

Nous avons commencé par la trésorerie

Quand nous avons commencé à construire SnapLedger, notre tableau de bord ressemblait beaucoup à une application de finances personnelles.

L'argent entrait. L'argent sortait. Les dépenses étaient catégorisées. Les utilisateurs pouvaient voir où ils dépensaient leur argent et combien de liquidités il leur restait.

Pour les particuliers, c'est exactement le bon modèle mental. La plupart des gens ne raisonnent pas en termes d'actifs, de passifs ou de bénéfices non distribués. Ils pensent à une question toute simple :

« Combien d'argent ai-je réellement ? »

La trésorerie est la réponse dont ils ont besoin.

Beaucoup de très petites entreprises raisonnent de la même façon. Un travailleur indépendant ou une petite société de conseil gère souvent son activité directement depuis son compte bancaire. Les factures comptent, mais c'est la trésorerie qui paie les salaires, le loyer et les fournisseurs.

C'est aussi pourquoi de nombreuses administrations fiscales autorisent les petites entreprises à utiliser la comptabilité de caisse à des fins fiscales. Selon la comptabilité de caisse, les revenus sont généralement reconnus lorsque l'argent est reçu, et les dépenses lorsque l'argent est payé. Du point de vue d'un dirigeant de petite entreprise, c'est intuitif — et pratique. Si un client n'a pas encore réglé sa facture, l'entreprise n'a peut-être pas la trésorerie nécessaire pour payer l'impôt sur ce revenu.

Autrement dit, la comptabilité de caisse est en grande partie une simplification conçue pour la fiscalité, et non une philosophie différente du fonctionnement des entreprises.

Puis la question change

Mais à mesure que les entreprises grandissent, une autre question devient plus importante. Non pas :

« Combien de trésorerie ai-je ? »

Mais plutôt :

« Comment mon entreprise se porte-t-elle réellement ? »

Ce ne sont pas la même question.

Imaginez une entreprise qui livre un projet en décembre et émet une facture de 100 000 $. Le client paie en février. Selon la comptabilité de caisse, le revenu de décembre est nul. Selon la comptabilité accrual, décembre affiche le revenu — parce que c'est à ce moment que l'activité économique a eu lieu.

La même logique s'applique aux factures fournisseurs, aux charges payées d'avance, à l'amortissement, aux créances clients et aux dettes fournisseurs. Dès que l'on commence à se demander si une entreprise est rentable, ce qu'elle possède, ce qu'elle doit, ou combien de valeur elle a créée, les seuls mouvements de trésorerie ne suffisent plus. Il faut un système comptable qui reflète l'économie sous-jacente de l'entreprise, plutôt que d'enregistrer simplement les opérations bancaires.

C'est exactement ce que fait la comptabilité accrual. C'est pourquoi presque tous les grands référentiels comptables — IFRS, IFRS for SMEs, US GAAP et la plupart des normes nationales — reposent sur la base accrual. Lorsque les entreprises préparent des états financiers formels, l'hypothèse par défaut est qu'elles rendent compte des événements économiques au moment où ils se produisent, et non au moment où l'argent circule. Les Balance Sheets, les Profit & Loss statements, les mouvements de capitaux propres, les créances et les dettes reposent tous sur ce fondement.

La trésorerie reste importante, mais elle devient un état financier parmi plusieurs, plutôt que le seul prisme à travers lequel on comprend une entreprise.

C'est ainsi que nous avons construit deux tableaux de bord

Cette prise de conscience a fini par changer notre façon de concevoir SnapLedger. Au lieu de forcer un seul tableau de bord à servir tout le monde, nous avons accepté que différents utilisateurs cherchent à répondre à des questions différentes.

Pour les utilisateurs particuliers — et pour beaucoup de très petites entreprises — le tableau de bord met toujours l'accent sur la trésorerie. Il répond à des questions pratiques :

• Combien de trésorerie ai-je ?
• D'où vient mon argent ?
• À quoi est-ce que je le dépense ?

Pour les entreprises qui préparent de véritables états financiers, le tableau de bord principal est construit autour du Balance Sheet et du Profit & Loss statement. Il répond à un autre ensemble de questions :

• L'entreprise est-elle rentable ?
• Quels actifs a-t-elle accumulés ?
• Quelles obligations a-t-elle ?
• Combien de capitaux propres ont été créés au fil du temps ?

Aucune de ces perspectives n'est plus « juste ». Elles résolvent simplement des problèmes différents.

Un logiciel devrait refléter la façon dont les gens pensent

Une leçon que nous avons apprise en construisant un logiciel de comptabilité, c'est qu'un logiciel devrait refléter la façon dont les gens pensent — mais qu'il devrait aussi les aider à comprendre comment les entreprises fonctionnent réellement.

La plupart des gens commencent naturellement par la trésorerie. Tôt ou tard, toute entreprise en croissance a besoin de comprendre l'accrual.

Notre objectif n'est pas de forcer les utilisateurs à penser comme des comptables. C'est de présenter la bonne vue financière pour la question à laquelle ils cherchent à répondre.