受付係としての Super Snappy

Super Snappy をつくるの中で、私は事業者が Snappy に任せられる三つの役割を紹介しました。今回はその最初の一つ — 受付（Front Desk） — をさらに深く掘り下げます。ほとんどすべての小規模事業者が静かに損失を出している問題に、これが向き合うからです。

応対できないときに届くメッセージ

見込み客が WhatsApp で最初のメッセージを送ってきます。「こんにちは、法人向けのイベントは対応していますか？」「50個だといくらですか？」

それは本物のチャンスであり、しばしば最悪のタイミングで届きます — あなたが別の人を応対しているとき、眠っているとき、運転しているときに。一時間後にようやくスマートフォンを手に取ったときには、その人はすでに他の三社に問い合わせ、去ってしまっています。何かが壊れたわけではありません。ただ、答える場にあなたがいなかっただけで、その代償は目に見えないのです。

すぐに答えてくれる同僚

Snappy Front Desk は、そのメッセージが届いた瞬間に受け取ります。あなたが選んだ名前で自己紹介し — 「こんにちは、Nirvana Events 受付の Aya です」 — 優れた営業担当者が WhatsApp で応じるように返信します。温かく、率直に、短く、本物の人が打っているような二、三文で。

ここで大切なことが二つあります。答えるのは あなた自身の資料からのみ という点 — あなたのサービス、価格表、過去の実績から — そして価格や約束を決してでっち上げないという点です。そして、お客様が人と話しているのかと尋ねれば、それをごまかすことは決してありません。

引くべきときを心得ています

受付はあなたに取って代わろうとしているのではありません。あなたはいつでも会話を引き継ぐことができ、お客様も好きなときに本物の人を求めることができます — すると Snappy はあなたを呼び入れ、脇へ退きます。

会話の途中であなたが席を外すことになっても、お客様を放っておくことはありません。あなたが戻るまで、やり取りを温かく保ちます。そしてすべての有望なリードは、全会話が添付された形であなたの顧客台帳に届くので、「すみません、何のお話でしたっけ？」と冷たく始めるのではなく、すべての文脈を引き継いで続けられます。

今お使いの WhatsApp をそのまま使えます

私が最も気に入っている点はこれです。既存の WhatsApp を手放す必要はありません。Snappy は新しい専用番号で応対し、人が必要になると会話はあなたがすでに使っている WhatsApp へ中継されます — あなたは慣れ親しんだそのアプリで返信し、それがお客様へと送り返されます。何も移行せず、何も失われず、ノートパソコンも必要ありません。

それが受付という発想のすべてです。関係を自動化で消し去るのではなく、その関係がいつでも始まる機会を確実に得られるようにすること。