Pięć faz wystarczy
Każda firma mówi, że jej proces jest inny — i to prawda. Ale szkielet większości projektów nie jest aż tak różny. Dlatego ujednoliciliśmy Snappy PM do pięciu faz: Requirement Capturing, Scoping & Design, Implementation or Manufacturing, Deployment or Installation, Closing. Pięć faz pozostaje niezmiennych; firma decyduje, jak je stosować.
Budując oprogramowanie do zarządzania projektami, łatwo jest robić je coraz bardziej skomplikowane.
Budownictwo ma swój proces, produkcja ma swój, doradztwo ma swój. A nawet w tej samej branży dwie firmy powiedzą ci:
"Nasz proces jest inny niż u wszystkich."
To zdanie jest oczywiście prawdziwe.
Ale projektując Snappy PM, coraz mocniej czujemy, że coś innego też jest prawdą:
Szkielet większości projektów wcale nie jest aż tak różny.
Dlatego ostatecznie ujednoliciliśmy przepływ projektu w Snappy PM do pięciu Phases:
1. Requirement Capturing Najpierw zrozumieć, czego klient naprawdę chce.
2. Scoping & Design Zamienić wymagania w zakres, rozwiązanie i wycenę — i ostatecznie uzyskać potwierdzenie klienta.
3. Implementation or Manufacturing Naprawdę rozpocząć realizację, zakupy, produkcję lub pracę.
4. Deployment or Installation Dostarczyć wynik klientowi albo zakończyć instalację i wdrożenie na miejscu.
5. Closing Zakończyć fakturowanie, inkaso i rozliczenie — a potem zamknąć projekt.
Nie każda firma musi przechodzić przez wszystkie pięć etapów.
Firma doradcza może nie mieć Manufacturing.
Firmie czysto cyfrowej może nie być Installation.
Producent mebli może mieć wszystkie pięć.
Ale nie próbujemy już wynajdywać nowego Project Management System dla każdej firmy.
The five phases stay the same. The business decides how they apply.
Za tym stoi właściwie bardzo prosta idea zarządzania.
Miejsce, w którym projekt najłatwiej wpadnie w kłopoty, to zwykle nie brak skomplikowanego schematu blokowego. To to, że nikt nie wie:
Na jakim dokładnie etapie jesteśmy?
Czy wymagania klienta zostały potwierdzone?
Czy wycena została zaakceptowana?
Czy można zacząć produkcję?
Czy praca jest skończona?
Czy została dostarczona?
Czy pieniądze zostały w pełni odebrane?
Jeśli na te najbardziej podstawowe pytania nie da się jasno odpowiedzieć, nawet najbardziej złożony Project Management System nie ma sensu.
Dlatego pięć Phases Snappy PM jest bardziej jak pięć wspólnych punktów kontrolnych.
I wyznaczyliśmy sobie jeszcze jedną zasadę:
Nothing advances on a bare click.
Projekt nie powinien przechodzić z jednej fazy do następnej tylko dlatego, że ktoś mimochodem kliknął przycisk.
Powinien przechodzić, bo wydarzyło się coś realnego:
Klient potwierdził wycenę.
Materiały zostały przydzielone.
Projekt został dostarczony.
Płatność została rozliczona.
Innymi słowy, status projektu powinien być wynikiem faktów biznesowych, a nie ręcznie utrzymywaną etykietą.
Dlatego coraz bardziej lubię proste systemy.
To, czego firma naprawdę potrzebuje, to często nie więcej Statusów, więcej Workflow i więcej Configuration.
To wspólny język, który wszyscy rozumieją:
What does the customer need?
What did we agree to deliver?
Are we doing it?
Did we deliver it?
Did we get paid?
Pięć Phases.
Dla wielu małych firm to może już wystarczyć.
SnapLedger, your life easier.
Miejsce, w którym projekt najczęściej się psuje, to nie brak skomplikowanego schematu — to fakt, że nikt nie umie jasno odpowiedzieć, na jakim etapie jesteśmy. Pięć faz działa jak pięć wspólnych punktów kontrolnych, a projekt powinien przechodzić dalej tylko dlatego, że wydarzył się realny fakt: wycena potwierdzona, materiały przydzielone, dostawa zrealizowana, płatność rozliczona.
Które z pięciu pytań jest dziś najtrudniejsze dla twojej firmy — czego potrzebuje klient, co obiecaliśmy dostarczyć, czy to robimy, czy dostarczyliśmy, czy dostaliśmy zapłatę?
To, czego firma naprawdę potrzebuje, to rzadko więcej statusów i konfiguracji — to wspólny język, który wszyscy rozumieją.
Otrzymuj Founder Diary + aktualizacje regulacyjne dla Twojego kraju
E-mail, gdy Richard opublikuje nowy wpis, oraz zmiany w przepisach ważne tam, gdzie mieszkasz. Bezpłatnie, z możliwością rezygnacji w każdej chwili.