Gdzie podział się ten plik?
Projekt trwający pół roku produkuje mnóstwo plików — a w większości małych firm lądują one wszędzie: na laptopie szefa, w WhatsAppie, w mailach, w folderze na czyimś pulpicie. Nic się nie dzieje, dopóki osoba, która pamięta, jest na miejscu. Dlatego każdy projekt w Snappy PM ma własny współdzielony Storage — pliki należą do projektu, nie do pracownika.
Rozmawiając ostatnio z małymi firmami, zauważyłem problem, który wygląda na drobny, ale w rzeczywistości jest bardzo uciążliwy:
Nie mają prawdziwego nawyku przechowywania dokumentów.
Projekt prowadzony przez pół roku naturalnie produkuje mnóstwo plików.
Pierwotne wymagania od klienta.
Zdjęcia z placu budowy.
Projekty graficzne.
Excele.
Wyceny.
Materiały od dostawców.
Poprawiony projekt.
Ostateczna zatwierdzona wersja.
Dokumenty odbiorowe.
Ale gdzie to wszystko jest?
Odpowiedź brzmi bardzo często:
Somewhere.
Coś na komputerze szefa.
Coś w WhatsAppie pracownika.
Coś w mailach.
Coś na Google Drive.
Coś może w folderze na czyimś pulpicie.
Dopóki osoba, która pierwotnie prowadziła projekt, jest na miejscu, zwykle nie ma problemu.
Pytasz:
"Gdzie jest ten plik?"
Pewnie szybko go znajdzie.
Prawdziwy problem zaczyna się w dniu, gdy ta osoba odchodzi z firmy.
Nagle firma odkrywa, że straciła nie tylko pracownika.
Straciła część własnej pamięci.
Kiedy nowy Project Manager przejmuje projekt, pierwszą rzeczą nie jest kontynuowanie pracy, tylko rozpoczęcie archeologii:
Which one is the latest version?
Has the customer approved this drawing?
Where are the site photos?
Who has the final Excel?
Dlatego w Snappy PM zaprojektowaliśmy coś bardzo prostego:
Każdy Project ma własny współdzielony Storage.
To nie jest skomplikowany Document Management System.
Wolę rozumieć to jako:
Własny remote disk projektu.
Rzeczy z Requirement trafiają do Requirement.
Rzeczy z Design trafiają do Design.
Pliki Implementation i Manufacturing podążają za procesem realizacji.
Materiały Deployment i Installation podążają za dostawą.
A zespół może sam tworzyć potrzebne foldery.
Najważniejsze:
Te pliki należą do Project, a nie do pojedynczego Employee.
Kierownik projektu się zmienia.
Projektant odchodzi.
Dołączają nowi współpracownicy.
Pamięć projektu zostaje na miejscu.
Brzmi to niezwykle podstawowo.
Ale coraz bardziej czuję, że cyfryzacja małych firm często nie musi zaczynać się od wielkiego ERP.
Najpierw rozwiązanie drobnych problemów, które zdarzają się codziennie, może mieć większą wartość:
Koniec z pytaniem, gdzie jest plik.
Koniec ze zgadywaniem, która wersja jest ostatnia.
Nie pozwól, by wiedza firmy odeszła razem z czyimś komputerem.
A gdy te dokumenty zaczynają być organizowane wokół Project, powstaje dodatkowa warstwa wartości.
Snappy może stopniowo rozumieć:
Co wydarzyło się w tym projekcie.
Czego klient pierwotnie chciał.
Jak zmieniał się projekt.
Co działo się w zakupach i realizacji.
Co ostatecznie dostarczono.
Współdzielony Project Storage rozwiązuje więc pozornie:
Where is the file?
Ale na dłuższą metę rozwiązuje inne, ważniejsze pytanie:
How does a company keep its memory?
Tym, co firma naprawdę posiada, nie są tylko pliki na komputerach.
To doświadczenie, proces i wiedza stojące za tymi plikami.
Nie powinny znikać wraz z rotacją personelu.
SnapLedger, your life easier.
Małe firmy rzadko gubią pliki, dopóki osoba, która nimi zarządzała, jest na miejscu — utrata następuje w dniu, gdy ta osoba odchodzi. Współdzielony Project Storage, zorganizowany wokół faz projektu, dziś rozwiązuje 'gdzie jest plik', a z czasem odpowiada na większe pytanie: jak firma zachowuje swoją pamięć?
Gdyby osoba prowadząca twój najdłuższy projekt odeszła jutro — ile czasu zajęłoby nowemu kierownikowi projektu znalezienie najnowszej zatwierdzonej wersji rysunku — i upewnienie się, że to naprawdę najnowsza?
Prawdziwym majątkiem firmy nie są tylko pliki na komputerach — to doświadczenie, proces i wiedza za nimi stojące. Nie powinny znikać razem z odchodzącym laptopem.
Otrzymuj Founder Diary + aktualizacje regulacyjne dla Twojego kraju
E-mail, gdy Richard opublikuje nowy wpis, oraz zmiany w przepisach ważne tam, gdzie mieszkasz. Bezpłatnie, z możliwością rezygnacji w każdej chwili.