Da cotação ao recebimento
Em muitas pequenas empresas, um projeto está espalhado por muitos softwares: vendas faz a cotação, o gerente de projeto gerencia o projeto, compras procura fornecedores, a contabilidade registra as despesas, e o financeiro finalmente emite a fatura e cobra o pagamento. Mas o que o dono realmente quer saber é a história completa: quanto cotamos, quanto custou de fato, se entregamos o prometido, quanto faturamos e quanto dinheiro finalmente recebemos.
Em muitas pequenas empresas, um projeto está espalhado por muitos pedaços de software.
Vendas está trabalhando na Quotation.
O gerente de projeto gerencia o Project.
Compras procura Suppliers.
A contabilidade registra os Expenses.
E finalmente o Financeiro emite a Invoice e cobra o pagamento.
Cada pessoa vê apenas uma parte do mesmo projeto do cliente.
Mas o que o dono realmente quer é a história completa:
Quanto cotamos?
Quanto custou de fato?
Entregamos o que prometemos?
Quanto faturamos?
Quanto dinheiro finalmente recebemos?
Então, ao projetar o Snappy PM, quisemos conectar essas coisas desde o início.
Um projeto começa com os requisitos do cliente.
Os Requirements gradualmente se tornam um Scope.
O Scope finalmente se torna um Quotation.
Só depois que o cliente aceita o Quotation é que realmente sabemos:
O que prometemos entregar, e por quanto?
Então o projeto entra em Implementation ou Manufacturing.
Materiais, compras, mão de obra e outros Expenses começam a acontecer.
Não são mais apenas custos espalhados dentro do sistema financeiro.
Eles pertencem a este Project.
E assim começamos a conseguir ver:
Quoted Revenue
Cost to Date
Work in Progress
Expected Margin
Então acontece a Delivery.
E finalmente entramos no Closing:
Invoice → Payment → Settlement → Close.
Nesse ponto, Contabilidade e Project Management não deveriam mais ser dois mundos completamente diferentes.
Porque para o dono, eles sempre foram a mesma coisa.
Um projeto de AED 200.000 acabou custando AED 130.000.
Por que esses 130.000 ficaram acima do orçamento?
Foram os materiais?
A mão de obra?
Um Scope Change?
A Installation?
As respostas a essas perguntas não deveriam ter que esperar até o contador produzir um P&L meses depois.
Elas deveriam ir se tornando visíveis gradualmente enquanto o projeto acontece.
Esta é também uma direção muito importante em como projetamos o Snappy PM:
O Project Management deveria, no fim, explicar os números da contabilidade.
E a contabilidade, em troca, deveria dizer ao Project Manager:
o que realmente aconteceu no projeto.
Uma Quotation não é um PDF isolado.
Um Purchase não é um Expense isolado.
E uma Invoice não é uma fatura que aparece de repente depois que o projeto termina.
Todos são registros diferentes deixados pelo mesmo processo comercial.
Só conectando esses registros podemos responder à pergunta que um dono realmente quer saber:
Realmente ganhamos dinheiro neste projeto?
E mais importante:
Por quê?
SnapLedger, your life easier.
O Project Management deveria, no fim, explicar os números da contabilidade. Uma cotação não é um PDF isolado, uma compra não é uma despesa isolada, e uma fatura não é uma conta que aparece de repente depois que o projeto termina — são registros diferentes deixados pelo mesmo processo comercial. Conectá-los é o que permite responder: realmente ganhamos dinheiro neste projeto, e por quê?
Do seu último projeto concluído, você consegue hoje colocar lado a lado receita cotada, custo real, valor faturado e dinheiro recebido? Se não, onde cada um desses números vive agora?
Quotation → Delivery → Invoice → Cash. Um processo comercial, um registro contínuo.
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