Para onde foi aquele ficheiro?
Um projeto de seis meses produz muitos ficheiros — e na maioria das pequenas empresas eles acabam em todo o lado: o computador do dono, o WhatsApp, o e-mail, uma pasta no ambiente de trabalho de alguém. Nada corre mal enquanto a pessoa que se lembra estiver lá. É por isso que cada projeto no Snappy PM tem o seu próprio Storage partilhado — os ficheiros pertencem ao projeto, não a um funcionário.
Ao falar recentemente com pequenas empresas, reparei num problema que parece pequeno mas é, na verdade, muito incómodo:
Elas não têm um verdadeiro hábito de armazenamento de documentos.
Um projeto que dura seis meses produz naturalmente muitos ficheiros.
Os requisitos originais enviados pelo cliente.
Fotos do local.
Maquetas.
Excels.
Orçamentos.
Materiais de fornecedores.
A maqueta revista.
A versão final confirmada.
Documentos de entrega.
Mas onde está tudo isto?
A resposta é, muitas vezes:
Somewhere.
Algumas coisas no computador do dono.
Algumas no WhatsApp de um funcionário.
Algumas no e-mail.
Algumas no Google Drive.
Algumas talvez numa pasta no ambiente de trabalho de alguém.
Enquanto a pessoa que originalmente geria o projeto estiver por cá, normalmente não há problema.
Perguntas:
"Onde está aquele ficheiro?"
Ela provavelmente encontra-o depressa.
O verdadeiro problema acontece no dia em que essa pessoa sai da empresa.
De repente, a empresa descobre que não perdeu apenas um funcionário.
Perdeu uma parte da sua própria memória.
Quando um novo Project Manager assume um projeto, a primeira tarefa não é continuar o trabalho, mas começar a fazer arqueologia:
Which one is the latest version?
Has the customer approved this drawing?
Where are the site photos?
Who has the final Excel?
É também por isso que desenhámos no Snappy PM uma coisa muito simples:
Cada Project tem o seu próprio Storage partilhado.
Não é um Document Management System complexo.
Prefiro entendê-lo como:
O remote disk do próprio projeto.
As coisas de Requirement vão para Requirement.
As de Design vão para Design.
Os ficheiros de Implementation e Manufacturing seguem o processo de execução.
Os materiais de Deployment e Installation seguem a entrega.
E a equipa pode criar as pastas de que precisa.
O mais importante:
Estes ficheiros pertencem ao Project, não a um Employee.
O gestor de projeto muda.
Um designer sai.
Novos colegas entram.
A memória do projeto fica onde está.
Isto soa extremamente básico.
Mas sinto cada vez mais que a digitalização das pequenas empresas muitas vezes não precisa de começar com um ERP grandioso.
Resolver primeiro alguns problemas pequenos que acontecem todos os dias pode valer mais:
Deixar de perguntar onde está o ficheiro.
Deixar de adivinhar qual é a versão final.
Não deixar o conhecimento da empresa sair com o computador de uma pessoa.
E quando estes documentos começam a ser organizados em torno do Project, produzem outra camada de valor.
O Snappy pode gradualmente compreender:
O que aconteceu neste projeto.
O que o cliente pediu originalmente.
Como o design mudou.
O que aconteceu nas compras e na execução.
O que foi finalmente entregue.
Assim, um Project Storage partilhado resolve, à superfície:
Where is the file?
Mas a longo prazo, resolve outra pergunta, mais importante:
How does a company keep its memory?
O que uma empresa realmente possui não são apenas os ficheiros nos seus computadores.
É a experiência, o processo e o conhecimento por trás desses ficheiros.
Não devem desaparecer com a rotatividade de pessoal.
SnapLedger, your life easier.
As pequenas empresas raramente perdem ficheiros enquanto a pessoa que os geriu está presente — a perda acontece no dia em que essa pessoa sai. Um Project Storage partilhado, organizado em torno das fases do projeto, resolve hoje o 'onde está o ficheiro' e, com o tempo, responde a uma pergunta maior: como é que uma empresa guarda a sua memória?
Se a pessoa que gere o teu projeto mais longo saísse amanhã, quanto tempo demoraria um novo gestor de projeto a encontrar o último desenho aprovado — e a ter a certeza de que é mesmo o último?
Os verdadeiros ativos de uma empresa não são apenas os ficheiros nos seus computadores — são a experiência, o processo e o conhecimento por trás deles. Não devem sair com um portátil que parte.
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