Donner une seconde vie à l'électronique

Dans un précédent Founder Diary, j'ai écrit sur mon ami Mubeen et un défi soulevé par l'un de ses clients : une entreprise de reconditionnement électronique à Birmingham, au UK.

À l'époque, je ne comprenais le problème que dans les grandes lignes.

Revenir sur un problème que je ne comprenais qu'à moitié

Récemment, nous avons eu une nouvelle réunion de suivi avec le client et examiné de plus près ses feuilles de calcul, ses données d'exploitation et son fonctionnement quotidien. Cette discussion m'a aidé à comprendre pourquoi ce n'est pas simplement un problème d'inventaire.

C'est un problème de traduction d'un processus physique compliqué en informations financières fiables.

L'entreprise achète de l'électronique d'occasion en gros, souvent sous forme d'envois mixtes. Les marchandises peuvent être achetées par lot, par conteneur ou au poids total, plutôt que comme des produits individuels clairement identifiés.

Acheter du potentiel, pas du stock fini

Quand un envoi arrive, l'équipe ne connaît pas encore sa vraie valeur.

Chaque article doit être inspecté, trié, testé et classé. Certains produits peuvent être nettoyés et revendus. Certains nécessitent des réparations. Certains sont démontés pour récupérer des pièces réutilisables. D'autres ne peuvent être vendus que comme rebut.

L'entreprise n'achète pas du stock fini. Elle achète une valeur potentielle.

Cette valeur se découvre progressivement grâce au travail de l'équipe.

Quand le coût ne peut pas suivre le produit

Cela crée un problème de coûts difficile. L'entreprise doit répartir le prix d'achat initial, le transport, la main-d'œuvre, les pièces de réparation, le stockage et d'autres coûts partagés entre des produits qui peuvent suivre des chemins complètement différents.

Un même lot peut finir en appareils reconditionnés, pièces détachées et matériaux recyclables.

Le chiffre d'affaires peut être visible, mais le coût réel — et donc le bénéfice réel — est bien plus difficile à calculer.

Quand le coût ne peut pas suivre le produit physique, le bénéfice devient une estimation.

Les limites d'Excel

L'entreprise a développé des feuilles de calcul Excel détaillées pour gérer ce processus. Ces feuilles contiennent une grande quantité de savoir opérationnel et reflètent des années d'expérience.

Mais elles montrent aussi les limites d'Excel.

Excel peut enregistrer ce qui s'est passé. Il ne comprend pas naturellement comment un envoi a été divisé, transformé, réparé, démonté et finalement vendu via plusieurs canaux différents.

Les logiciels de comptabilité traditionnels ne voient généralement que l'achat initial et la vente finale. Un ERP complet peut être capable de modéliser le processus, mais il est souvent trop coûteux, trop rigide et trop difficile à maintenir pour une petite équipe.

Là où l'AI fait la différence

C'est là que je crois que l'AI peut faire une réelle différence.

Autrefois, un logiciel pour un flux de travail spécialisé comme celui-ci exigeait une personnalisation considérable. Chaque type de produit, méthode de classement, règle de réparation et processus de répartition des coûts devait être conçu à l'avance.

L'AI permet au système d'apprendre à partir des informations que l'entreprise produit déjà. Il peut lire les factures fournisseurs, les listes d'expédition, les feuilles de calcul, les notes de réparation et les photos de produits.

Concrètement, il peut :

• Classer les articles, identifier les grades d'état, résumer les travaux de réparation et détecter les informations manquantes
• Suggérer comment répartir les coûts partagés en fonction des résultats réels et des taux de récupération historiques
• Repérer les marges inhabituelles, les quantités incohérentes et les lots dont les performances diffèrent des attentes
• Réduire la charge administrative nécessaire pour comprendre l'entreprise

L'équipe de l'entrepôt ne devrait pas avoir à devenir comptable ou spécialiste ERP.

Décrire la réalité, laisser le système gérer la comptabilité

Elle devrait consigner ce qui s'est passé dans le monde réel : un article a été reçu, inspecté, réparé, démonté, vendu ou recyclé.

Le système devrait traduire ces actions en mouvements de stock, en-cours de production, répartition des coûts et résultats financiers.

Cela reflète l'une des valeurs que nous intégrons à SnapLedger :

L'utilisateur décrit la réalité de l'entreprise. Le système gère la complexité comptable.

L'AI ne remplace pas les règles comptables, les données structurées ni le jugement humain. Mais elle peut réduire considérablement l'effort nécessaire pour convertir des informations opérationnelles désordonnées en écritures financières exactes et utiles.

Un problème bien plus vaste qu'une seule entreprise

C'est particulièrement important pour les SMEs.

Beaucoup de petites entreprises n'ont pas des opérations simples. Elles ont simplement moins de personnes pour gérer la complexité.

Elles continuent parfois de s'appuyer sur Excel parce que les systèmes traditionnels sont trop coûteux, trop difficiles à mettre en place ou trop éloignés de la façon dont leur entreprise fonctionne réellement.

L'entreprise de reconditionnement de Birmingham en est un exemple, mais le problème sous-jacent est bien plus large. Il existe partout où des dirigeants et des employés passent énormément de temps à entretenir des feuilles de calcul, à rapprocher différents fichiers, à suivre manuellement des projets et à essayer de comprendre pourquoi leurs résultats financiers ne correspondent pas à la réalité opérationnelle.

Si votre entreprise utilise encore Excel pour une gestion et une tenue de registres complexes, peine à calculer des coûts ou des bénéfices exacts, ou constate que la gestion de projet demande trop de travail manuel, je serais très intéressé d'avoir de vos nouvelles.

N'hésitez pas à m'écrire à richard.tang@snap-ledger.com.

Votre expérience pourrait contribuer à façonner ce que SnapLedger construira ensuite.