Gde je nestao taj fajl?
Projekat koji traje šest meseci proizvede mnogo fajlova — a u većini malih firmi oni završe svuda: na šefovom računaru, u WhatsAppu, u mejlovima, u fascikli na nečijem desktopu. Ništa ne krene naopako dok je osoba koja pamti još tu. Zato svaki projekat u Snappy PM ima sopstveni deljeni Storage — fajlovi pripadaju projektu, a ne zaposlenom.
Razgovarajući nedavno sa malim preduzećima, primetio sam problem koji izgleda mali, a zapravo je veoma nezgodan:
Nemaju pravu naviku skladištenja dokumenata.
Projekat koji traje pola godine naravno proizvede mnogo fajlova.
Prvobitni zahtevi koje je kupac poslao.
Fotografije sa terena.
Dizajn nacrti.
Excelovi.
Ponude.
Dokumenta dobavljača.
Izmenjeni dizajn.
Konačna potvrđena verzija.
Dokumenta za isporuku.
Ali gde je sve to?
Odgovor je veoma često:
Somewhere.
Nešto na šefovom računaru.
Nešto u WhatsAppu zaposlenog.
Nešto u mejlovima.
Nešto na Google Driveu.
Nešto možda u fascikli na nečijem desktopu.
Dok je osoba koja je prvobitno vodila projekat još tu, to obično nije problem.
Pitate:
"Gde je taj fajl?"
Verovatno ga brzo nađe.
Pravi problem se dešava onog dana kada ta osoba napusti kompaniju.
Odjednom, kompanija otkriva da nije izgubila samo zaposlenog.
Izgubila je deo sopstvenog pamćenja.
Kada novi Project Manager preuzme projekat, prva stvar nije da nastavi rad, već da počne arheologiju:
Which one is the latest version?
Has the customer approved this drawing?
Where are the site photos?
Who has the final Excel?
Zato smo u Snappy PM dizajnirali nešto veoma jednostavno:
Svaki Project ima sopstveni deljeni Storage.
To nije složen Document Management System.
Radije ga razumem kao:
Sopstveni remote disk projekta.
Stvari iz Requirementa idu u Requirement.
Stvari iz Dizajna idu u Design.
Fajlovi iz Implementation i Manufacturing prate proces izvođenja.
Materijali iz Deployment i Installation prate isporuku.
I tim može sam da napravi fascikle koje mu trebaju.
Najvažnije:
Ti fajlovi pripadaju Projectu, a ne pojedinom Employeeu.
Projekt menadžer se menja.
Dizajner odlazi.
Nove kolege dolaze.
Pamćenje projekta ostaje gde jeste.
Ovo zvuči krajnje osnovno.
Ali sve više osećam da digitalizacija malih preduzeća često ne mora da počne od grandioznog ERP-a.
Prvo rešiti nekoliko malih problema koji se dešavaju svaki dan može biti vrednije:
Prestati da pitate gde je fajl.
Prestati da nagađate koja je verzija poslednja.
Ne dozvoliti da znanje kompanije ode sa tuđim računarom.
A kada se ova dokumenta počnu organizovati oko Projecta, ona proizvode još jedan sloj vrednosti.
Snappy može postepeno da razume:
Šta se desilo na ovom projektu.
Šta je kupac prvobitno tražio.
Kako se dizajn menjao.
Šta se desilo u nabavci i izvođenju.
Šta je na kraju isporučeno.
Dakle, deljeni Project Storage na površini rešava:
Where is the file?
Ali dugoročno rešava drugo, važnije pitanje:
How does a company keep its memory?
Ono što kompanija zaista poseduje nisu samo fajlovi na njenim računarima.
To su iskustvo, proces i znanje iza tih fajlova.
Ne treba da nestanu sa promenama kadra.
SnapLedger, your life easier.
Male firme retko gube fajlove dok je osoba koja je njima rukovala još tu — gubitak se dešava onog dana kada ta osoba ode. Deljeni Project Storage, organizovan oko faza projekta, danas rešava 'gde je fajl', a dugoročno odgovara na veće pitanje: kako kompanija čuva svoje pamćenje?
Ako bi osoba koja vodi vaš najduži projekat otišla sutra — koliko bi novom projekt menadžeru trebalo da nađe poslednju odobrenu verziju crteža — i da bude siguran da je to zaista poslednja?
Prava imovina kompanije nisu samo fajlovi na njenim računarima — to su iskustvo, proces i znanje iza tih fajlova. Ne treba da nestanu sa laptopom koji odlazi.
Primajte Founder Diary + regulatorna ažuriranja za vašu zemlju
E-pošta kada Richard objavi novi zapis, i regulatorne novosti koje su važne tamo gde živite. Besplatno, odjava u bilo kom trenutku.