O Dosya Nereye Gitti?
Altı ay süren bir proje çok sayıda dosya üretir — ve çoğu küçük işletmede bunlar her yere dağılır: patronun bilgisayarı, WhatsApp, e-posta, birinin masaüstündeki bir klasör. Hatırlayan kişi orada olduğu sürece sorun yoktur. Bu yüzden Snappy PM'de her projenin kendi paylaşılan Storage'ı var — dosyalar projeye aittir, bir çalışana değil.
Geçenlerde bazı küçük işletmelerle konuşurken, küçük görünen ama aslında çok dertli bir sorun fark ettim:
Gerçek bir doküman saklama alışkanlıkları yok.
Altı ay süren bir proje doğal olarak çok sayıda dosya üretir.
Müşterinin ilk gönderdiği gereksinimler.
Saha fotoğrafları.
Tasarım taslakları.
Excel'ler.
Teklifler.
Tedarikçi dokümanları.
Revize edilmiş tasarım.
Onaylanmış nihai sürüm.
Teslimat dokümanları.
Peki bütün bunlar nerede?
Cevap çoğu zaman:
Somewhere.
Bir kısmı patronun bilgisayarında.
Bir kısmı bir çalışanın WhatsApp'ında.
Bir kısmı e-postada.
Bir kısmı Google Drive'da.
Bir kısmı belki birinin masaüstündeki bir klasörde.
Projeyi asıl yürüten kişi orada olduğu sürece genelde sorun olmaz.
Sorarsınız:
"O dosya nerede?"
Muhtemelen hemen bulur.
Asıl sorun, o kişinin şirketten ayrıldığı gün yaşanır.
Birden şirket, kaybettiği şeyin sadece bir çalışan olmadığını fark eder.
Kendi hafızasının bir parçasını da kaybetmiştir.
Yeni bir Project Manager bir projeyi devraldığında ilk işi işe devam etmek değil, arkeoloji yapmaya başlamaktır:
Which one is the latest version?
Has the customer approved this drawing?
Where are the site photos?
Who has the final Excel?
İşte bu yüzden Snappy PM'de çok basit bir şey tasarladık:
Her Project'in kendi paylaşılan Storage'ı var.
Bu karmaşık bir Document Management System değil.
Ben onu şöyle görmeyi tercih ediyorum:
Projenin kendi remote disk'i.
Requirement işleri Requirement'a gider.
Design işleri Design'a gider.
Implementation ve Manufacturing dosyaları yürütme sürecini izler.
Deployment ve Installation materyalleri teslimatı izler.
Ekip ihtiyaç duyduğu klasörleri kendisi de oluşturabilir.
En önemlisi:
Bu dosyalar Project'e aittir, tek bir Employee'ye değil.
Proje yöneticisi değişir.
Tasarımcı ayrılır.
Yeni iş arkadaşları katılır.
Projenin hafızası yerinde kalır.
Bu son derece basit bir şey gibi görünüyor.
Ama küçük işletmelerin dijitalleşmesinin çoğu zaman büyük bir ERP ile başlaması gerekmediğini giderek daha çok hissediyorum.
Önce her gün yaşanan küçük sorunları çözmek belki daha değerlidir:
Dosya nerede diye sormayı bırakın.
Hangi sürümün son olduğunu tahmin etmeyi bırakın.
Şirketin bilgisinin bir kişinin bilgisayarıyla birlikte gitmesine izin vermeyin.
Ve bu dokümanlar Project etrafında düzenlenmeye başladığında, başka bir değer katmanı da üretirler.
Snappy giderek şunları anlayabilir:
Bu projede ne oldu.
Müşteri başlangıçta ne istedi.
Tasarım nasıl değişti.
Satın alma ve yürütmede ne oldu.
Sonunda ne teslim edildi.
Yani paylaşılan bir Project Storage, görünürde şunu çözer:
Where is the file?
Ama uzun vadede daha önemli başka bir soruyu çözer:
How does a company keep its memory?
Bir şirketin gerçekten sahip olduğu şey, bilgisayarlarındaki dosyalar değildir.
O dosyaların ardındaki deneyim, süreç ve bilgidir.
Personel değişimiyle birlikte kaybolmamalıdırlar.
SnapLedger, your life easier.
Küçük işletmeler, dosyaları yöneten kişi oradayken nadiren dosya kaybeder — kayıp, o kişinin ayrıldığı gün olur. Projenin aşamaları etrafında düzenlenmiş paylaşılan bir Project Storage, bugün 'dosya nerede' sorusunu çözer ve zamanla daha büyük bir soruyu yanıtlar: bir şirket hafızasını nasıl korur?
En uzun projenizi yöneten kişi yarın ayrılsa — yeni bir proje yöneticisinin onaylanmış son çizimi bulması ne kadar sürer ve gerçekten son sürüm olduğundan nasıl emin olur?
Bir şirketin gerçek varlıkları bilgisayarlarındaki dosyalar değildir — o dosyaların ardındaki deneyim, süreç ve bilgidir. Giden bir dizüstü bilgisayarla birlikte kaybolmamalıdırlar.
Founder Diary + ülkeniz için mevzuat güncellemelerini alın
Richard yeni bir yazı yayımladığında bir e-posta ve yaşadığınız yerde önemli olan mevzuat güncellemeleri. Ücretsiz, istediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz.