L'argent que nous avons failli oublier
Je n'ai jamais été très argent liquide — je paie avec Apple Pay et je croyais que les entreprises suivaient la même voie. J'avais tort : le cash fait encore tourner le quotidien de nombreuses SMEs. Une conversation avec mon ami Ravi m'a montré le fossé. Nous ajoutons donc CashPot au SnapLedger Financial Toolbox : gérer la petite caisse, la caisse de comptoir et des pools multidevises avec bons, approbations, reçus, liens bancaires et une piste d'audit complète.
Je n'ai jamais été très argent liquide.
Dès que possible, je paie avec Apple Pay sur mon iPhone. Je déteste transporter un portefeuille épais, compter des billets ou gérer de la petite monnaie. Avec le temps, j'ai inconsciemment commencé à supposer que la plupart des entreprises allaient dans la même direction.
Cette supposition était fausse.
L'argent liquide joue encore un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de nombreuses petites et moyennes entreprises.
SnapLedger prend en charge les comptes de caisse depuis le premier jour. D'un point de vue comptable, les fondations étaient déjà là. Mais comme beaucoup de nos premiers clients étaient des indépendants et des entreprises de services — où la plupart des paiements se font par virement bancaire, par carte ou via des plateformes en ligne — nous n'avions jamais conçu de flux de travail vraiment pratique pour gérer l'argent liquide.
Une fois de plus, c'est une conversation avec mon ami Ravi qui m'a aidé à mieux voir le fossé.
« Il y a encore beaucoup de situations où nous devons payer en espèces », m'a-t-il dit.
Il m'a donné un exemple simple.
Une agente d'entretien vient au bureau chaque semaine. Elle termine son travail, reçoit son paiement en espèces, signe un bon de paiement préparé par l'administrateur, puis s'en va.
L'administrateur doit ensuite faire approuver le bon par une personne autorisée. Après quoi, le document signé est téléversé dans le logiciel financier de l'entreprise et comptabilisé sur le compte de petite caisse.
Cela semble être un petit processus, mais il contient plusieurs contrôles importants :
Qui a préparé le paiement ? Qui a reçu l'argent ? À quoi correspondait le paiement ? Qui l'a approuvé ? La pièce justificative a-t-elle été conservée ? La transaction a-t-elle été comptabilisée sur le bon compte ?
Pour de nombreuses SMEs, ces questions ne sont pas des concepts comptables théoriques. Elles font partie du quotidien du bureau.
Ravi m'a ensuite montré un autre scénario courant.
« Nous recevons aussi parfois des paiements en espèces de la part de clients », a-t-il dit.
Il a ouvert une facture client qui avait été payée en espèces.
« Une fois que le client a payé, nous marquons la facture comme réglée et envoyons immédiatement le reçu par e-mail. »
Cette conversation m'a rendu une chose évidente.
La gestion de l'argent liquide ne consiste pas simplement à ajouter un compte de caisse au plan comptable. Il s'agit de relier les actions physiques, les documents, les approbations, les factures, les reçus, les dépôts bancaires et les écritures comptables en un seul flux de travail cohérent.
C'est pourquoi nous introduisons un nouvel outil dans le SnapLedger Financial Toolbox pour les utilisateurs professionnels.
Il s'appelle CashPot.
Ce que CashPot est conçu pour faire
CashPot aide une entreprise à gérer un ou plusieurs soldes d'argent liquide, par exemple :
- La petite caisse du bureau
- La caisse du comptoir de magasin
- La caisse de l'entrepôt
- La caisse des événements
- La caisse des succursales
- L'argent liquide détenu dans différentes devises
Chaque CashPot représente une véritable réserve d'argent gérée par une personne, une équipe, un bureau ou un lieu d'activité précis.
L'objectif n'est pas seulement d'afficher le solde actuel. Il s'agit de créer un enregistrement opérationnel complet de chaque mouvement affectant ce solde.
Payer quelqu'un en espèces
Un flux de paiement en espèces typique peut commencer par un bon de paiement.
Un administrateur ou un employé de bureau prépare le bon, note qui est payé, saisit le montant et le motif, et obtient la signature du bénéficiaire.
Le bon peut ensuite être photographié ou téléversé dans SnapLedger.
SnapLedger le reconnaîtra comme un bon de paiement en espèces, en extraira les détails pertinents et placera la transaction dans le CashPot approprié pour révision.
Le dirigeant, le responsable financier ou un autre opérateur autorisé peut alors la vérifier et l'approuver.
Une fois approuvée, SnapLedger créera l'écriture comptable correspondante et mettra automatiquement à jour le solde du CashPot.
Le mouvement d'argent physique, la trace de l'approbation, la pièce justificative et l'écriture au grand livre resteront tous reliés.
Recevoir de l'argent liquide d'un client
CashPot prendra également en charge les paiements en espèces entrants.
Lorsqu'un client paie en espèces, l'utilisateur peut sélectionner Add Cash Payment.
SnapLedger fera d'abord apparaître les factures impayées de ce client. L'utilisateur peut sélectionner la facture concernée, enregistrer l'argent reçu, marquer la facture comme réglée et envoyer immédiatement un reçu au client.
En l'absence de facture, l'utilisateur peut en créer une via le flux de facturation habituel de SnapLedger avant d'émettre le reçu.
Cela maintient le document commercial, le solde client, l'enregistrement de caisse et l'écriture comptable alignés.
Relier l'argent liquide à la banque
L'argent liquide circule souvent entre le CashPot d'une entreprise et son compte bancaire.
Une entreprise peut retirer de l'argent à la banque pour réapprovisionner la petite caisse. Elle peut aussi déposer à la banque l'argent liquide accumulé auprès des clients.
SnapLedger détectera les transactions bancaires qui semblent correspondre à des retraits ou à des dépôts d'espèces, et proposera de les relier au CashPot approprié.
Cela aide à éviter un problème comptable courant : enregistrer le mouvement bancaire sans mettre à jour le solde de caisse correspondant, ou mettre à jour le solde de caisse sans rapprocher correctement la transaction bancaire.
Plusieurs caisses et plusieurs devises
Une entreprise peut gérer plusieurs réserves d'argent distinctes.
Un restaurant peut avoir un CashPot pour le comptoir et un autre pour les dépenses de bureau. Une entreprise à plusieurs succursales peut tenir un CashPot distinct pour chaque site. Une entreprise active à l'international peut détenir de l'argent liquide en AED, USD, EUR ou dans d'autres devises.
CashPot permettra aux utilisateurs de créer plusieurs comptes de caisse, chacun se voyant attribuer sa propre devise et ses propres règles de fonctionnement.
Certains peuvent utiliser un système d'avance à montant fixe (imprest), où le solde est ramené périodiquement à un montant fixe. Par exemple, un bureau peut conserver AED 2,000 en petite caisse et le reconstituer à la fin de chaque semaine ou de chaque mois.
D'autres CashPots peuvent simplement fonctionner avec des soldes variables.
Transferts, ajustements et responsabilité
Les utilisateurs pourront également transférer de l'argent entre CashPots.
Par exemple, un siège peut remettre de l'argent à une succursale, ou un service peut en remettre à un autre.
CashPot enregistrera les deux côtés du mouvement, de sorte que l'argent ne semble pas disparaître d'un compte pour réapparaître mystérieusement dans un autre.
Lorsque le comptage physique de l'argent diffère du solde enregistré, l'utilisateur peut saisir un ajustement accompagné d'une explication.
Le principe important est que chaque ajustement doit laisser une trace.
L'argent liquide est souple, immédiat et pratique. C'est aussi l'un des domaines où une entreprise perd le plus facilement en visibilité financière.
Un bon système de gestion de l'argent liquide doit donc répondre à trois questions à tout moment :
Combien d'argent devrait-il y avoir ? Pourquoi le solde a-t-il changé ? Qui était responsable de la transaction ?
Construire à partir de la vie réelle des entreprises
Plus je passe de temps à construire SnapLedger, plus je réalise qu'un logiciel financier ne peut pas être conçu uniquement autour des rapports comptables.
Il doit refléter la façon dont les entreprises fonctionnent réellement.
Parfois, cela signifie lire un flux bancaire.
Parfois, cela signifie numériser une facture.
Et parfois, cela signifie une agente d'entretien qui signe un bon papier avant de quitter un bureau avec un paiement en espèces.
La finance numérique n'élimine pas ces processus physiques du jour au lendemain. Un bon logiciel devrait faire le pont entre les deux mondes plutôt que de prétendre que l'un d'eux n'existe plus.
CashPot est notre tentative de faire exactement cela.
Il transforme l'argent liquide, jusque-là un solde informel gardé dans un tiroir, en une partie contrôlée, documentée et pleinement connectée du système financier de l'entreprise.
Et, une fois de plus, l'idée n'est pas née d'une liste de fonctionnalités.
Elle est née d'un client me montrant comment son entreprise fonctionne vraiment.
La gestion de l'argent liquide ne consiste pas à ajouter un compte de caisse au plan comptable. Il s'agit de relier le bon physique, la signature, l'approbation et l'écriture comptable en une seule piste que l'on peut réellement suivre.
Dans votre entreprise, quand l'argent liquide change de mains, pourriez-vous dire — à tout moment — combien il devrait y en avoir, pourquoi le solde a changé et qui en était responsable ?
Un bon logiciel financier ne devrait pas prétendre que le tiroir plein d'argent n'existe plus. Il devrait transformer ce tiroir en quelque chose de documenté, contrôlé et connecté — parce que c'est ainsi que les entreprises fonctionnent réellement.
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