Pourquoi certains documents ne peuvent pas être supprimés

Dans SnapLedger, chaque document téléversé est automatiquement reconnu, classé et rangé dans My Vault. Mais les utilisateurs remarquent parfois quelque chose : tous les documents n'ont pas de bouton « supprimer » à côté d'eux.

Ce n'est pas une fonctionnalité que nous avons oubliée. C'est voulu.

Beaucoup de documents, une fois téléversés, sont reliés à des transactions, des pièces comptables et au grand livre. Dès qu'un document devient la base d'une écriture, il ne peut plus être modifié ou supprimé à la légère. Sinon, une seule facture qui disparaît pourrait priver de fondement une charge confirmée, un enregistrement fiscal ou un état financier.

Et les documents ne sont pas toujours isolés les uns des autres. Un contrat peut être lié à plusieurs factures ; une facture peut être liée à des paiements, des transactions bancaires et des écritures comptables. Ensemble, ils forment un ensemble de relations complexe mais traçable.

Au moment du téléversement, SnapLedger effectue aussi un Owner Check en temps réel — il vérifie que le document appartient bien à l'utilisateur ou à l'entreprise concernée, pour éviter que « le justificatif de l'un se retrouve dans la comptabilité de l'autre ». Ce n'est pas seulement une question de rangement : c'est une partie de l'exactitude comptable et de la sécurité des données.

Bien sûr, nous ne voulons pas verrouiller tous les documents pour toujours. My Vault vérifie en continu les liens de chaque document avec les données sous-jacentes. Si un document n'a pas encore formé de relation comptable irréversible — si le supprimer ne compromettrait pas l'intégrité des livres — l'option de suppression apparaît simplement.

Notre principe de conception est simple : les documents qui peuvent être supprimés sans risque relèvent de la décision de l'utilisateur ; ceux qui sont devenus partie intégrante de l'écriture comptable doivent être protégés.

My Vault n'est pas qu'un simple dossier de fichiers. C'est plutôt la base de preuves du système comptable de SnapLedger — flexible là où il doit l'être, et intransigeant sur la crédibilité derrière chaque écriture.