الرد على كل استفسار

يسأل العملاء في كل الأوقات — على WhatsApp، وبالبريد الإلكتروني، وحين يكون المعرض مغلقًا بالفعل. وعندما تبقى الإجابات في رؤوس الناس، تضيع الاستفسارات التي يتأخر الرد عليها. في هذا الدرس، تُسند Dunewood مكتب الاستقبال إلى Snappy. أما مكتب استقبال سنابي (Snappy Front Desk)، فيعمل في شركة المعرض — الشركة التي يتعامل معها العملاء.

خطوة بخطوة

1. الرف — أولًا، رفّه. لا يجيب Snappy إلا مما تضعه هنا، فيرفع يوسف الكتالوج: التشكيلات والمواد ومُدد التسليم. وكل إجابة ستُظهر المستند الذي جاءت منه.
2. القواعد — ثم القواعد: ما يجب أن يسأل عنه Snappy دائمًا، وما لا ينبغي أن يعِد به أبدًا، وكيف يتحدث عن الأسعار — ومتى يُحيل المحادثة إلى شخص. يريد يوسف تدخّل شخص فور أن يطلبه العميل، أو يبدو مستاءً.
3. القناة — وأخيرًا، القناة. يحتفظ المعرض برقم WhatsApp Business الذي يعرفه عملاؤه بالفعل؛ يجيب Snappy عبره، ويستطيع الفريق التدخل في أي وقت. ربطه يتطلب تسجيل الدخول إلى Meta، لذا سنتوقف هنا.

من الآن فصاعدًا، حين يكتب عميل، يجيب Snappy من الرف، وفق قواعد Dunewood — ويستدعي شخصًا حين ينبغي ذلك. التالي: استفسار يصبح مهمة. مكتب Qamar Bay Logistics الجديد يحتاج أثاثًا.